做好新时期办公室工作需要把握的基本原则

蓝春锋 原创 | 2006-08-19 14:44 | 投票
标签: 思考 原则 办公室 



 


 

    一是综合(Comprehensiveness)原则。对于办公室的职能定位,最为普通的便是“综合、协调、参谋、服务”,其中综合职能排在首位,协调、参谋、服务职能则从综合职能派生而来。什么是“综合”。现代汉语词典中对“综合”的解释有两种,一种是把分析过的现象的各个部分、各种属性联系成一个统一的整体,二是把不同种类、不同性质的事物组合在一起。综合的定义强调把综合过的现象统一为一个整体,综合的时候不是把零散的信息累加在一起,而是通过处理把零散的信息变为一种合格的产品,这种信息处理能力直接影响着一个单位的行政效率和运转效率,正是从这个角度,我们说综合原则是做好新时期办公室工作的首要原则。综合原则要求办公室人员顾大局、识大体,对政策变化具有敏锐的识别能力,对分散、零碎、庞杂的信息具有见微知著的综合能力,对领导决策具有组织实施的贯彻能力,对任务执行具有严密的过程控制能力。

  二是协调(Coordination)原则。什么是协调, 协调就是配合适当、步调一致的意思。 从综合职能来说,办公室工作似乎是无所不包的,工作人员是全才,但实际上我们对事务的认识是有局限性的,我们的人力资源配置是有限的,我们的精力是有限的。因此协调原则强调的是,办公室要协调不同方面的力量。把握综合原则仅仅是工作的第一步,要把处理过的信息转化为实际的工作行动,办公室人员更要掌握好协调原则。从协调的层面来说,对内,办公室要协调好内设部门的行动,使担负不同职责的部门从不同的角度着力,共同把领导的决策贯彻落实好,共同把职责履行好,还要协调好领导集体的行动,维护好集体领导、分工负责的领导体制,既要协助分管领导充分履行分管职责,又要协助一把手领导谋大事、抓大事;对外,办公室还要代表本单位妥善处理好与上下级、相关政府职能部门的关系,积极传递自身工作信息,收集外部有关方面的反馈信息。
   
三是沟通(Communication)原则。 沟通一般是指对外沟通。对办公室来说,包括了对内和对外沟通两个方面。如果说,综合与协调是做好办公室工作的两大基本准则外,那么,良好的沟通能力则是实施两大基本准则的基本手段,是取得信任的一种方式。沟通工作不仅仅是简单地把信息上传下达,还要找出本单位运行中的矛盾和障碍,降低运行成本,提高运行效率。这就要求办公室人员要能跳出办公室的圈圈来看待办公室的工作,以全局的高度和系统的眼光来看本级机构的运行状态,进行过程分析,帮助领导和内设部门找出问题的症结所在,克服工作中的难点,解决工作中的难题。内部沟通和对外沟通,本质上都是公共关系,是一个双向的过程,是一个单位精神的传达,是危机公关,是一门科学和艺术。沟通的渠道和方式多种多样,不一定采用非常正规的、书面的方式,关键是要有沟通的意识。
   
四是合作(Cooperation)原则。合作是现代社会的一种工作方式,合作是基于团队和专业化分工提出的。任何组织要能发挥其最大作用,仅仅靠本部门的力量远远不够,要有一个有力的团队来协同作战。唯有合作才能更加专业化,工作才能更加有效。办公室客观上在行内处于一种超然的位置,各单位也都赋予了办公室在组织机关内部运转方面一定的权力,但这并不等于办公室就可以孤军奋战。办公室与其他内设部门在地位上是完全平等的,所不同的仅仅是承担不同职责而已,二者在本质上只是一种业务合作关系。办公室协助其他内设部门部署工作、报告工作是一种合作,其他内设部门按照办公室的安排从事某项工作也是一种合作。
   
五是创新(Creation)原则。   创新是衡量一个单位、一个部门工作水平高低的关键。办公室的工作职责是相对稳定的,但时代改变了,职责变化了,也就需要办公室对自身的工作机制进行相应的改革与创新。比如大胆使用电子化手段改进信息传递渠道和信息处理方式,探索引导公众预期的方式,整合单位内部不同渠道的信息等。创新是在遵循办公室工作规律的基础上,在思维方式、工作内容、工作方式上进行探索,这就要求办公室从业人员加强学习,及时把握本单位发展趋势和工作要求,把握发展的规律,循序渐进,开拓创新。
   
六是可信(Credibility)原则。一般来说,一个单位的权威来自三方面:在法律地位上是独立的,能根据市场的变化独立地做出反应,做出决策;做出的决策是可以解释的(accountability),是透明的,公众可以理解的;政策是一致的。从一定的意义上讲,信任是做好工作的基础。如果没有对办公室综合能力的信任,不管是从上往下的决策下达还是自下而上的信息上报都不可能十分依靠办公室的信息渠道,办公室的参谋助手作用也无从发挥;如果没有对办公室协调能力的充分信任,内设部门的工作步调就不可能协调一致。因此,要求办公室人员谨言慎行,给人以信任感;要讲大局,以系统的思维考虑问题,立足当前,着眼长远;要讲诚信,以谦和的态度待人,说到做到;要讲原则,以严谨的工作作风做事,严守秘密,遵守工作规则和程序;要讲效率,以科学的态度处理事务,不断提高我们的工作水平。

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