书摘:别让琐务牵着鼻子走

田成杰 转载自 我的博客 | 2013-02-13 10:59 | 收藏 | 投票
关键字:时间管理 效率 要事 琐务 

    书摘:别让琐务牵着鼻子走

表五-1 事务分类表

 

紧急

不紧急

重要

·危机

·防患于未然

·紧迫的问题

·改进产能

·有期限压力的计划

·发掘新机会

 

·规划、休闲

不重要

·不速之客

·繁琐的工作

·某些电话

·某些信件

·某些信件与报告

·某些电话

·某些会议

·浪费时间的事

·必要而不重要的问题

·有趣的活动

·受欢迎的活动

 

重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应,对当务之急却不尽然,所以更需要自制力与主动精神,急所当急。

  表五-1是根据新一代个人管理理论,将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。急迫性是指必须立即处理,比方电话铃响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于你的私人工作。

  许多人不会在与你通话时让你手持电话,等上15分钟再回来,但换了在办公室,这些人却常要你枯等至少15分钟,好让他跟另一个人通完话。

  急迫之事通常都显而易见,推拖不得;也可能较讨好、有趣,却不一定很重要。

  重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应,对当务之急却不尽然,所以更需要自制力与主动精神,急所当急。

  表五-1中,第一类事务既急迫又重要,人生在世,无法避免。危机处理专家或有截稿压力的文字工作者,更是经常与之为伍。如果只专注于这类活动,终有被问题淹没的一天。他们惟一的逃避之道,便是做些无关紧要的活动(第四类),至于急迫而不重要或重要而不紧迫的事便被抛诸脑后。

偏重某类事务之结果

偏重Ⅰ类事务

偏重Ⅱ类事务

结果:

结果:

·压力

·有远见,有理想

·精疲力竭

·平衡

·危机处理

·纪律

·忙于收拾残局

·自制

 

·少有危机

偏重Ⅲ类事务

偏重Ⅲ、Ⅳ类事务

结果:

结果:

·短视近利

·全无责任感

·危机处理

·工作不保

·被视为巧言令色

·依赖他人或社会机构维生

·轻视目标与计划

 

·缺乏自制力,怪罪他人

 

·人际关系浮泛,甚至破裂

 

  也有人把大部分时间,浪费在急迫但不重要(第三类)的事务上,误以为愈急迫就愈重要。其实,急迫之事往往对别人而非对自己很重要。

  只重视第三、四类事务的人,拥有的并非有意义、负责任的人生。懂得舍弃这两类无关紧要之事,对第一类要务也尽量节制,以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事(第二类),才是个人管理之论。

  第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要,却因尚未迫在眉睫,反而避重就轻。

  相反地,真正有效能的人,急所当急、不轻易放过机会并防患于未然。尽管也会有燃眉之急,但总设法降至最低。

  现在,回到本章开头的两个问题,请查看自己的答案属于以上哪一类事务。依我推测,答案多半是第二类。因为重要,才会使生活大为改观,却因为不够紧迫,所以受到忽略。但是只要我们立即着手进行,效能便会大为增进。

  我曾问过一家购物中心的经理人员类似的问题,他们一致认为,与承租购物中心的各商店老板建立良好关系,最有助于业绩进展。这属于第二类活动。

  但经过调查发现,他们只有不到5%的时间用在这上面。这也难怪,太多的事情使他们分身乏术:开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力竭。纵使难得与各商店老板接洽,也不外乎收帐、讨论分摊广告费等令对方不快的事。

  至于承租商店者则各有一本难念的经,他们希望购物中心的管理人员能帮助解决问题,而不是制造问题。

  于是购物中心方面决定改弦更张,在理清经营目标与当务之急后,就以1/3的时间,改进与各商店的关系。施行了1年半左右,不但业绩提高4倍多,经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问,不再是监督者或警察。

  因此,不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇与企业负责人,只要能确定自己的第二类要务,而且即知即行,一样可以事半功倍。用时间管理的行话说,这叫作柏拉图原则(Pareto Principle)——以20%的活动取得80%的成果。

  (管理@线www.earm.cn/田成杰 2012-7-26整理)

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  摘自《高效能人士的七个习惯》,[]史蒂芬·柯维/著,顾淑馨、常青/译;中国青年出版社20031月第2版。

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