怎样整理档案(7)

白贵才 原创 | 2009-11-23 21:59 | 投票
标签: 文书 
    1、全宗号:是同级档案馆给立档单位编制的代号。由档案馆统一确定,未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。

  2、年度:是指文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2007“

  3、保管期限:是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”,“30年(2008年以前为长期)”,“10年(2008年以前为短期)”。

  4、件号:件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号两种。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。归档文件依排列顺序从"1"开始逐件编号,永久,30年,10年分别编顺序号。馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要,机关档案室不用填。。

  5、盒号:档案盒的排列顺序号。

  6、页数:每一份归档文件的页数。

  7、机构(问题):是指作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化的简称。

  (五)卷内文件或归档文件编目要求,编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录,编目应做到准确,全面,详细,深入,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长297mm宽220mm),统一印制成红色。各单位应在档案局统一购置,不能用白纸印。填写归档文件目录项目时。应使用耐久的书写材料进行填写,且字迹必须工整,美观。永久、30年保管的档案要求用计算机打印目录,目录要求一式五份。一份随同档案装入档案盒,另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册,以便查找和向档案馆移交之用。卷内文件目录放在卷首,归档文件目录放置在归档文件的最前面。

  (1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别:

  一是卷内文件目录第一栏是顺序号,卷内文书材料依其排列先后填写序号,按照文件的合理排列,要求一份文件对应一条目录,一条目录对应一个顺序号。单份装订的案卷,其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。顺序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注案卷内文件材料件数的顺序,第二卷数字不能相连;归档文件目录第一栏是件号,填写室编件号。原则上一份文件编一个件号,登录时占据一个栏目。批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件,应看作是一份文件的两个部分,只编一个件号;但请示、来函、附件、被批转(转发)文件的标题可以另外占行书写。同一份文件的不同稿本,只编一个件号;重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号,但可以分别占一行登录。件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制,同一年度内盒与盒之间的文件件号必须相连。

  二是卷内文件目录第六栏是页号,填写卷内每份文书材料的起始页号,卷内最后一份文书材料应填写起止页号,止号要与文件最后页的页码相符。每卷档案都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写。归档文件目录第六栏是页数,填写一件文件的总页数,用于统计和核对。双面有字的记2面,空白页不计数;来往文书、正本与定稿作为一件时,应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。为便于管理,永久、30年保存的档案,统一要求每件都编页号,每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写。不管是页数还是页号,页码的编写都是双面有字的记2面,空白页不计数。以案卷为单位整理的页码编在正面的右上角,背面的左上角,以件为单位整理的页码编在正面的右下角,背面的左下角,打印件已经编有页码的可不并再编,有底稿的文件页码接着正稿后面的页码数字编写。

  (2)责任者:是指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录,可写通用的简称,如“XX教育局”,不能使用“本局”等含义不明,难于判断的简称。联合发文填主办者和“我”(我指立档单位名称)。如有多个责任者,可写前三个,后加“等”字。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件,责任者可填写领导人姓名,但必须用“()”标出领导职务;未署责任者的文件,编目时应考证清楚一并填写。另外注意,文件制发者是原作者,而不是编印者或翻印者。花名册、介绍信、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根的责任者一律为文件中印章所指的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准,

  (3)文号:填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成,填写文号要照实抄录,不能随意删减、省略、落字。如有明显错字,注意改正。可用三排编写,文号中的年度要用[]括起,如“X档发[2008]10号”。少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况,注意有则有,无则无。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次,诸如"会议文件之一"或"某刊第几期"等。

  (4)题名:即文件标题,填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。目录中的文件题名要写全,不能随意删减、省略,要做到一字不落。明显的错字,注意改正。目录题名中如漏了《》和“”的,要增补。目录题名中的单位名称不能省略,必须以公章为准,做到一字不落。填写题名须注意:

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