《时间管理黄金法则04》创造你的蓝海时间

甘贤善 原创 | 2009-07-16 09:52 | 投票

《蓝海策略》一书中提出崭新的概念,建议不要在已是血流成河的红海里搏斗,应当寻找尚无强大竞争者的蓝海,采用新思维,创造新市场,以降低进入市场的障碍,赢得最大的利基。同样道理,懂得运用时间管理的「蓝海策略」创造自己的蓝海时间,可以帮助你超越只懂得在红海时间打拼的人。www.ucan100.com

 

创造你的蓝海时间

l         蓝海时间与红海时间

l         制造蓝海时间的方法

l         了解零碎时间的特性

l         善用零碎时间的秘诀

 

蓝海时间与红海时间

将上述概念进一步导衍,我们也可以将自己的工作时间区分为「红海时间」及「蓝海时间」。

 

红海时间

是一般人比较懂得利用的时间,包括完整的时间、心情愉悦的时间、规定的上班时间等。在这些时段里,一般人多会努力振作精神,积极提高自己的工作效率。

 

蓝海时间

这是一般人比较容易忽略,也比较不易掌握的时间,例如不完整的时间、心情低落的时间、吵杂的时间、上班前的时间等。在这些时段里,人们经常有意无意地替自己找寻借口,忽视这些时间的存在。

 

在红海时间里,每个人的勤奋工作,所以成果都不分轩轾,在蓝海时间里,有的人松懈休息,有的人则继续努力前进,而后者的收获将大幅超越那些已经停止不动的人。

 

制造蓝海时间的方法

l         跳脱完整时间的思考框架

努力争取最多的完整时间,是提高工作效率的良策。但当我们认清事实,发现无法拥有许多完整时间,就应该跳脱原本的思考框架,正视非完整时间的存在,进而好好运用那些过去容易遭到忽略的时间。

 

l         莫为个人心情找借口

人的情绪有高低起伏,但个人的情感问题及家务事请放在家里就好,尽量不要带到上班的地方。不愉悦的心情或不快乐的表情,只会影响你的工作、浪费你的时间,却无法解决任何问题。专心投入工作中,有时反而是一种情绪的解脱。

 

l         避开环境的干扰

若工作环境十分吵杂,建议先挪移位置,寻找较安静的地方办公;若无法移动位置,请戴上耳塞;若因工作性质不适合戴耳塞,则建议在该时段内从事一些较不需思考的事务性工作,充分善用这些非宁静的蓝海时间。

 

l         把握上班前及午休时间

中午的时间,除了用餐及处理个人事务外,如果可以减少排队等待的时间,你便能多拥有可供自由运用的时间;如果可以缩短与同事的聊天,你便能多制造一些过去无法利用的时间。

蓝海时间其实并没有红海时间更长,但是懂得善用时间的人,会使蓝海时间变得弥足珍贵。

 

了解零碎时间的特性

希望制造出更多时间的人,也应该具备猎犬般的灵敏嗅觉,找出工作空档中的零碎时间。

零碎时间一般藏匿于正常工作里、访客会谈中、会议时间里等。如果不强化自己的「嗅」觉,往往不易察觉零碎时间的存在。越是缺乏时间的人,越应把握自己生活中的零碎时间。越能好好运用零碎时间,就越能替自己制造出额外的时间。

 

零碎时间一般具有三项共同特征:

l         非连续性:零碎时间多半是非连续性的,时间长度亦短于完整时间,通常是发生在两件长时间的事务之间。

l         非预期性:当原定计划或行程出乎意料之外地无法顺利进行时,常会产生零碎时间,故具有非预期性。

l         非经常性:部分的零碎时间是属于偶发性质的,在特定事务进行时才会发生,故具有非经常性。

 

善用零碎时间的秘诀

1.         Check——检测零碎时间的状况

请记住管理时间的重要概念:要管好自己的时间,必先记录自己的时间。你可以按照自己的工作环境及工作性质,写出可能会出现的零碎时间,例如:

l         正式开会前,等待同事或客户的时间。

l         研习会中,中场休息的时间。

l         到公司拜访,客户现身前的时间。

l         到外地出差,等候及搭乘交通工具的时间。

l         打电话联络,总机接通对方前的时间。

l         进行文书处理时,开关机与下载档案的时间。

l         与主管讨论,等待老板的时间。

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2.         Count——计算零碎时间的总量

请以简单的加法,将上班一整天内的零碎时间加总,计算(Count)自己到底一天游多少零碎时间。经过仔细计算后,你就会警觉零碎时间的庞大超乎想象,使你不得不做「资源回收」。

 

3.         .Design——设计零碎时间的运用

对于不同场合、不同长度的零碎时间,需设计(Design)一套独特的应对方式。例如在办公室打电话等候方的空档时间,你可以收发电子邮件;在开会前等待同事的时候,你可以着手规划会议结束后的行程;在等待老板的时候,你可以检查最近的工作进度。运用零碎时间的方式越多样化,你就越能得心应手地利用零碎时间。

 

4.         Prepare——为零碎时间做好准备

由于零碎时间的出现经常是无法预期的,我们应养成事前为零碎时间做好准备的习惯,这样在零碎时间突然发生时,才能立即加以运用。

 

请随时准备三件物品:一支笔、一本笔记薄及一本想看的书。在零碎时间突然出现时,你可以用笔在笔记本上进行思考、规划、设计与记录,亦可利用这段时间阅读书籍、吸收新知。

另外,请将写在便利贴上的杂务事项,作为无法进行重要工作时的「备胎」,一有零碎时间出现,即可用来逐一处理各项杂务。

 

善用以上的CheckCountDesignPrepare技巧,可以使零碎时间的效益发挥到极致,让时间的「废物」变成黄金!

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红海时间是一般人比较懂得利用的时间,包括完整的时间、规定的上班时间等。蓝海时间是一般人比较容易忽略,例如不完整的时间、心情低落的时间、上班前的时间等。在红海时间里,每个人的勤奋工作,所以成果都不分轩轾,在蓝海时间里,有的人松懈休息,有的人则继续努力前进,而后者的收获将大幅超越那些已经停止不动的人。

 

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