如何能够和人更好的沟通

迟竹强 原创 | 2008-03-24 09:21 | 收藏 | 投票

使用电子邮件

电子邮件具有速度快,界面友好与用途广的特点。

 

它是商业沟通的主要媒介,并为员工提供越来越多

的外部信息。另外,利用电子邮件来使员工了解情

况也可以节省纸张。然而,  电子邮件不能滥用。

使用时应遵循以下几点:

●标题要有意义;

●尽可能简明;

●区分开商务邮件与非商务邮件;

●电子邮件的接收者要经过选择;

●如果你把邮件邮给多人,避免附寄多余文件;

●避免使用淫秽的语言和侮辱性词句,不要发送带

有种族或性别歧视性质的邮件。

 

●传真可以是独立式并自动送纸的,也可以是与个

人电脑连接的。

●没有台式或笔记本电脑的经理会自认为装备不足

 

●将来,利用万维网可以实现大多数沟通目的。

●因特网成为有效沟通工具,主要是因为它可以把

多种媒介结合在一起。

●不进行无用沟通将使人人受益。

 

使用因特网

因特网与内部网络、组合软件、内联网(公司内部

网络)、外联网(连接消费者和供应商的网络)一起

改变着人类的沟通方式。使用因特网上的基本网站

向顾客和员工发布机构的最新消息。  同时, 

可以利用其他公司的网站查寻关于竞争对手的信息

。因特网是进行交互式对话和各种研究的好帮手。

你也可以利用因特网购买或销售产品。

加强信息流通

用电子手段进行高速高效的沟通时,不要发送无用

信息。信息书写要中肯,  收到信息后应尽量立即

回复。

加速沟通

控制数量是提高沟通和信息流通的速度与质量的最

有效方式。无论何时,  当你想发送信息时,先问

 

一问自己是否真正有必要,  如果答案是否定的,

  取消原计划。信息内容应简明扼要,  因为信息

越简明,处理速度越快。检查例行报告,考虑是否

可以精简或删除某些内容——会有人注意到某些例

行沟通已不再进行?最后,  注意及时处理公文,

这样既可避免办公桌上公文的堆积,又可使沟通更

为迅捷和高效。

 利用电子邮件的复信功能快速作答。

 

书写信件

要使信件行文优美、简明易懂并切题中肯,书写者

往往需要于动笔前整理好思路。动笔前先思考,并

把你想到的记下来,这样写出的信件能产生良好的

效果。

 写信或写报告时要考虑读者的感受。

 授权助理写日常回信。

有目的的书写

所有商务信件都有其目的,  写信的首要原则就是

向接收者阐明这一目的。第二条原则是信件要包含

让读者理解你的意旨所需的全部信息。不要写得太

多,一封信尽量用一页纸写完。请一个友好的批评

者阅读一下那些处理棘手问题的信件。

行文清晰

要使商务信件的内容清晰简明,  关键在于语言表

 

达的简明扼要。可用短句代替长句,  用主动句代

替被动句;避免使用双重否定、行业语和古语;措

辞要自然妥贴。换句话说,就是要使行文明白如话

。写完后进行修改时,要大胆地加以删减——编辑

修改总能增强信件的表达效果。

避免使用复杂生僻的词和抽象的术语,这些词

语会使你的表达含混不清。

组织信件

组织信件时可运用直邮信件中的若干原则,其具体

内容如下:

●通过陈述写信原由吸引读信者注意力,恰当运用

幽默;

●通过激发读信者对信件内容的好奇心引起读信者

兴趣;

●通过对提议或产品富有吸引力的描述,来激起读

信者的欲望;

●通过指明参考物与证明人使读信者相信你写的内

容;

●通过向读信者解释你对他们行为的期望来刺激他

们采取行动。

 写信前,要理清思路,甚至需作笔记。

 

掌握更多技巧

优秀的沟通者无论在单个人还是在大庭广众面前,

都能成功地传达书面和口头信息,使各方都能理解

信息内容。

有效地下达指示

在沟通过程中,一项基本活动是向他人解释委托给

他们的任务,包括任务之目的、方法与范围。学会

如何向顾客、同事或供应商介绍情况,这将助你踏

上成功之路。

 给他人的自主权宁多毋少。

选择指示的形式

指示有多种形式,  可以是将来要采取的行动,也

可以是解释事情原委的汇报。如果涉及到顾客, 

它就兼有汇报与行动计划的性质:  既要详述行动

细节,  又要阐明顾客需充当的角色。注意对方提

 

 

供的反馈,以判断你是否已提供了足够信息。

提供信息

如果你把一份书面介绍材料交给同事或顾客,同他

()详谈以扩充或澄清有关要点,检查他()是否

已完全理解。

 

 为使员工有机会发挥其主动性,书面指示的规

定不应过细。

组织书面指示

书面指示应简明清晰,  要讲清应完成什么工作,

  完成这项工作的时间及工作方法。如果合适,说

明经费状况以及进行审批的日期。

编写书面指示

介绍任务时,应商定你们中将由谁把谈话内容整理

成书面材料。编写书面材料时应注意:

●开宗明义;

●指出哪些资源可供利用;

●规定时限;

●指明工作方式;

●如果该说明书须形成文件,应指出文件发给哪些

人;即使你授权他人做的工作很简单,你的指示明

 

确些仍可少出错。

授权

大多数指示都涉及权力移交问题。如果一项任务由

你负责,并由你指派他人具体执行,那么,你就向

该人授权。此时,在书面指示中,你一定要讲清受

托人的责任范围,你希望他向你汇报些什么内容以

及你是否会作出进一步指示。若这项工作历时较长

  书面指示中应包括进行检查的时间。

 如果执行原来的指示,但项目进展并不顺利,

那么应尽快重新作指示。

 

单独沟通

同员工的会见可以是作为工作内容的一部分的正式

会见,也可以是为解决任何一方所提出的个别问题

而安排的非正式会见。请你利用单独沟通检查员工

的表现,并藉此查明是否需对员工进行辅导或向他

提供咨询。

 要求所有应邀出席会议的人提前作好充分准备

正式会见

要做的事

1.每月至少安排一次与员工的正式的单独会见。

2.遵守议事日程,并确保你们双方对最后制定的

所有决策取得一致意见。

3.记住:要聆听员工讲话,不要操纵会议。

正式会见

非正式会见没有固定程序,正式的单独会见则与其

他会见有相同的规则:迅速切入正题,严格遵守议

事日程,最后作总结并确保对方对结论表示赞同。

在单独会见中,经理与下属间的关系很容易陷入一

方命令,一方遵从的模式。因此,若想使会见富有

成效,你应聆听对方说话,争取展开理性的讨论,

始终保持谦逊有礼。但有一点须牢记:一定程度的

对抗不仅是有益的,也是不可避免的。

准备要充分

对于常规会见而言,准备是否充分决定着结果是否

会令人满意。有些公司每两周举行一次上级与下属

之间的单独会见,共同讨论问题、制定目标并宣读

考核意见。在会见的前几天,经理们就已先发下了

考核意见,  以使员工有足够的时间准备他们的答复
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祖籍:烟台招远,80后,中国智库发起人,人大财经论坛专家
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