发文字号年份用六角括号标注

白贵才 原创 | 2009-03-11 20:50 | 收藏 | 投票

  平时看单位的行文,在文件的字头标志年份的时候一般都是用中括号,但偶尔也发现有用小括号的,不明白为什么?今天听别人讲这是小字号文件,依然不明白怎么回事。于是上网上查了查,得到了下面的信息。(事实上,看后依然不明白,因为规定是用六解括号,而不是中括号,也不是小括号。这与现实相去更远。不知那位大虾知道,可以讲讲……)

  国家规定发文字号的年份要用六角括号标注,可我看到有些用的是中括号呢?如国办应急明电[2008]1号等等,还有一些部门的更是这样泛滥.究竟是什么时候用六角括弧,什么时候用中括弧呢?

  发文字号中的年份都应该用六角括号,但是六角括号太难输入了,所以经常有人弄个中括号滥竽充数。不过呀,中括号看起来也挺象那么回事的。

  中括号的用法和小括号即“()”基本上相同,在引用时含有小括号的文字时用中括号。

  

  发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成

  

  发文字号。发文字号又称公文编号,是发文机关同一年度公文排列的顺序号,由发文机关代字、年份和序号组成,如国务院文件“国发[2004]3号”中,“国发”是发文机关代字,“2004”是发文年份,“3号”为文件序号,表明这份文件是国务院在2004年度制发的第3号文件。如果一个机关的文件数量较多,还可以在发文字号中加上一个类别标志,反映文件的业务内容或归宿。几个机关联合行文,只注明主办机关的发文字号即可。发文字号应在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”插入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

  

  发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为O01),不加“第”字。

  发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

  发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字,第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等,“铁”代铁道部,“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要,特别是知道了文件的主办部门是谁,可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次,如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”,“国”代国务院,而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多,可能各有所代的层次,但尽量以简化为好。

  年份要用全称,不应简化,如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号,因为当引用公文时,标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起,如果年份用中括号括起,就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外,二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起,今后也要按本标准的规定使用六角括号。

  序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编,即是哪个部门主办的,只要是同一发文形式,就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号,是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位,不加“第”(有的单位加“字”)等虚字,主要是讲究实用,尽量减少公文的字数。

  发文字号的位置,本标准规定在发文机关标识下空2行,规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线,这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置,发文字号应标在第3行,并且不要紧贴红色反线,空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中。

  
链接:    思海常啸   谈经

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