《基层营销主管》系列之四:高效会议(3)

吴浴阳 原创 | 2009-03-16 21:00 | 收藏 | 投票

(一)  总结会

一般包括月度总结会、季度总结会、半年总结会、年度总结会。在总结会中,半年、年度总结更是重中之重。对于月度、季度、半年的总结会来说更重要的是分析实际工作进度与计划不一致的原因,找到针对性的解决办法,或者根据实际的情况微调工作计划。而对于年度总结会来说,不单要对整个年度的工作进行系统的总结和评价,更重要的是通过系统的分析,对过去一年的营销策略及执行情况进行反思,为制定来年的营销策略、目标提供系统的基础,进而为第二年的工作达成共识,相比较而方,年度总结会议对总结分析的深度、广度要求更高。

1、总结会的目的

(1)       总结经验、教训并与大家进行交流;

(2)       对比计划,分析实际进程与计划不一致的原因;

(3)       对下一阶段的目标达成共识

(4)       对下阶段的工作重点达成共识

(5)       表扬先进、鼓励后进

2、事前准备

(1)       至少提前5个工作日通知参会人员;

(2)       使每个人都清楚各自的发言时间;

(3)       通知各参会人员作好相应的准备:工作总结、发言提纲;

(4)       在会前将大家的工作总结、发言提纲收上来;

(5)       整理大家的工作总结,提炼出大家关心的问题;

(6)       整理发言人员的提纲,并将他做成会议材料,在会议开始前发到每位参会人员手上;

(7)       合理安排会议日程;

(8)       选择合适的会议时间;

(9)       精心准备自己的发言:肯定成绩、罗列问题、分析市场机会、下一步的工作重点、回答大家关心的问题、准备给大家讨论的问题等;

(10)   明确会议目标和需要达成的目标;

(11)   准备好会议所需要运作的设备,如投影仪、笔记本电脑等;

(12)   安排合适的会后交流计划并作好准备;

(13)   制定会议规则并随同会议材料一起下发;

 

3、注意事项

(1)       会议开始前将会议规则、会议日程、会议材料下发给每位参会者;

(2)       不要在会场批评、嘲笑、辱骂员工个人;

(3)       针对市场状况、数据表现、事实情况分析问题,不要针对员工个人分析问题;

(4)       控制每个员工的发言时间;

(5)       不要打断员工的发言;

(6)       控制争吵的度;

(7)       确保自己不要迟到;

(8)       自己的着装要得体;

(9)       控制会议节奏和会议氛围;

(10)   作好会议记录,安排专人负责记录;

 

(二)  培训会

1、事前准备

(1)       选择有针对性的培训课题,内容要能够贴近业务人员的需求;如果是系列化的培训,需要将态度培训、技能培训、知识培训进行有效的结合;

(2)       选择合适的培训方式;

(3)       选择恰当的时间和地点;

(4)       事先准备培训教材;

(5)       准备需要用的道具;

(6)       提前通知需要参会的人员并通知其注意事项;

(7)       如果是自己培训下属,则要精心组织教案,挑选最值得讲、最熟悉的、最有资格讲的东西。

2、注意事项

(1)       了解员工的需求,有针对性的培训;

(2)       培训内容必须实用;

(3)       培训要注意参与性。一个人只能记住:听到东西的10%,看到东西的20%,说过东西40%,所做事情的80%,因此参与是最有效的培训方式;

(4)       要引发大家的思考,避免说教。

(5)       要学以致用。

(6)       要制定激励大家学习和将学习到的知识运用到实际的工作中的激励措施,如检查大家的学习情况,要求大家用新学到的知识提出工作的改进计划等。

 

链接:

如果是基层营销主管自己培训下属员工,上培训课时切记勿犯以下错误:

1、  说话含糊不清。

2、  使用废话。

3、  照本宣读。

4、  在培训时进行私下交谈。

5、  责怪直观教具的质量。

6、  进行说教

7、  漠视学员的问题。

8、  时快时慢。

9、  培训时背对学员。

10、              总是站在讲台正前方。

11、              忘记注视学员。

12、              忘记在课堂的两边和后面还坐着学员。

13、              为了填满规定的上课时间,让学员多做作业。

14、              长时间站在同一个位置上(包括讲台)。

15、              把手放在口袋里或放在身后,或者过多地挥动。

16、              不给答问者以鼓励和安慰。

17、              穿怪异服装。

18、              拖堂。

 

(三)  客户答谢会

明确会议目的

一般举行客户答谢会的目的有几个几种可能:

1)感谢客户对公司的一贯支持;

2)与客户交流感情,加强沟通;

3)利用机会,开发新客户;

4)利用客户答谢会,推广产品;

5)利用客户答谢会,展示宣传公司的实力;

6)利用客户答谢会,阐明公司的营销政策及其变化;

针对不同的会议目的,明确重点邀请客户名单

1)确定重点邀请对象

4-1 客户答谢会目的对应的重点邀请对象

目的

重点邀请名单

感谢客户对公司的一贯支持

长期业务合作伙伴;

重点客户

与客户交流感情,加强沟通

所有客户

开发新客户

重点客户

潜在客户

推广新产品

重点客户

新产品的潜在客户

展示公司的实力,宣传公司

重点客户

有潜力但目前合作关系一般的客户

潜在客户

阐明公司的营销政策及其变化

重点客户

2)确定邀请人名单

分析客户的特点

(1)       用什么利益诉求吸引客户前来参加会议

(2)       客户比较喜欢哪种形式的活动形式;

(3)       客户愿意在什么时间来参加会议;

(4)       客户对会议的场地要求;

(5)       客户对会议时间的要求;

(6)       客户愿意接受的邀请方式;

撰写策划案

客户答谢会的策划案包含以下几方面的内容:会议目的、主题、时间、参会人员(类型、人数)、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作的负责人、各子活动推进时间表、费用预算等。

成立工作组。

明确各自的分工和责任,谁负责人员邀请、谁负责会议形式的策划、谁负责会议现场所需的材料制作和现场布置、谁负责奖品的购买、登记、发放、谁负责会议资料的整理、汇编等,将每项工作进行分解,明确到个人,并明确指出要求完成的时间等。

会场选址

围绕如何展现会议内容来选址,不要有个人的好恶;在策划案的框架下,在费用的约束下,尽可能方便会务操作。在选址的时候,要考虑以下方面:

1)会场方面:

如要安排客户住宿,住宿地点最好与会场为同一宾馆;

会场容纳人数

会场的结构是否符合会议的形式

音响设备、投影仪、空调等是否符合要求

洗手间的大小

进场和退场的方便性、安全性

会场需要如何布置,需要多长时间

会场的环境是否符合公司需要的形象(内部环境、外部环境)

2)如要安排客户住宿,必须考虑宾馆的软硬件

宾馆内的环境如何?(庭院式、大厦式、大堂的规模、路径的便捷)

宾馆的硬件如何?(标间、单间、套间、卫生间、娱乐设施等,都要看)

宾馆的软件如何?(卫生、服务水平、有无接送机场项目、服务员是否职业等)

宾馆的外部环境?(交通?卫生?安全?餐厅?复印社?医院?停车)

3)如需安排就餐,必须考查餐厅的情况

A.        要勘察餐厅的远近、大小;

B.        餐厅的风味是否符合大多数代表的口味,要出新的菜谱;

C.        吃饭问题:早餐最好是自助式;午餐和晚餐注意调换菜谱、要考虑地方特色;

D.       餐桌安排:“宏观控制,微观搞活,相对集中,便于沟通”;

4)价格问题

价格:房间费?餐费?场地费?…….优惠的幅度?给旅行社的价格?

人员邀请

(1)       确定邀请人员数量;

(2)       确定邀请人员方式

(3)       确定分别由谁去邀请;

(4)       制作邀请函。简明厄要的会议召开的背景、主题、时间、地点,详细列明对方可获得的利益点和会议议程,注明注意事项、联系电话和回执。注意有时也不写回执,而是由负责邀请的人员(一般为对应的业务人员)进行确认。

现场服务

接送车辆的安排;

对口接待人员的安排;

房间安排

吃饭安排

资料赠送

礼品赠送

 

关键点

(1)       邀请到足够的人员、并将重要的人员全部邀请到位是决定会议成败的关键;

(2)       客户的利益保障——吸引客户参加的利益是邀请到客户的前提;

(3)       前期与客户的沟通是客户能否前来参会的重要保障;

(4)       对口人员的接待和合理安排是客户不觉受冷落和得到尊重的基础;

(5)       细节的安排是保障客户满意的基础。

(6)       会后的跟踪服务是缔造持久客户关系的基础。

 

个人简介
从容、淡定、坦诚、宽容 战略、营销、投资专家,有实业高管、咨询、投资的职业经历  开放式思维、良好的学习研究能力、敏锐的商业洞察力(商业价值判断、商业预警)和资源整合能力。
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