跨部门沟通的九阳神功

谭玉芳 原创 | 2011-02-26 16:33 | 收藏 | 投票

跨部门沟通的九阳神功
文/交广企业管理咨询公司首席专家谭小芳

 

前言:
跨部门沟通是组织沟通中最难的一种沟通形式,因为在这里权利不再发挥作用,即使有冲突时不能被权利所控制,就会直接明显的表现出来。有效沟通是很多技巧和方法,使我们可以勇敢地面对各种沟通的障碍,正视人性的弱点,合理应对,达到理想的效果。谭老师总结了跨部门沟通的九大技巧,称之为“跨部门沟通的九阳神功”!

著名企管专家谭小芳老师(官网www.tanxiaofang.com)表示,因缺乏有效沟通而导致的执行力低下是困扰绝大多数企业的难题,而缺乏有效沟通的一个明显的现象就是部门之间互相扯皮。在日复一日的日常工作中,无论是管理层还是员工都会逐渐迷失方向,沉浸在各种管理细节中无法自拔。在这种情况下,他们往往会认为自己努力追求的目标完全代表了企业的最大利益,他们对别的部门的工作从不理解慢慢变成失望,甚至演化为敌视。也就是说,部门之间的争斗是企业管理上的痼疾,一般很难避免。

当前,众多企业都趋于扁平化,使得跨部门之间的沟通更加频繁。部门之间地位平等,不存在上下级关系,按说沟通应该比较容易。但现实的情况是,部门之间协调的成本相当高昂,这种沟通成本不仅存在于大规模组织内,同样也困扰着中小型公司。许多事情,其实并不复杂,而是相互之间的沟通不畅,以至于要搬出上司,甚至是上司的上司来协调。绕了大大的圈子,走了长长的弯路,耽误了你我他的宝贵时间。俗话说,浪费时间就是浪费金钱,这其实就是高昂的沟通成本。有句话说得很直接,搬出上司来协调,就是你我他的沟通无能。有效的沟通,能节约大家的时间,避免占用上司的时间。

在公司里,跨部门沟通是很重要的,员工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的40%-50%,而对于高层主管,这个比率会更高。如何提高公司内部沟通的有效性以改善运营效率呢?在调研与实践中,谭老师也发现,许多快速发展的成长型企业,随着市场业务的拓展,部门设置越来越多,职责分工越来越明确。然而,跨部门之间的沟通却越来越难以协调,常常影响公司整体运作效率,令很多企业领导者为之苦恼不已——欢迎进入谭老师的《跨部门沟通》培训课程,寻找跨部门沟通的全面解决方案!具体来说,谭小芳老师(预定跨部门沟通技巧培训,请联系13733187876)建议企业采用跨部门沟通技巧的九阳神功——

一、不妨轮换岗位

谭老师建议企业应该鼓励岗位轮换,请业务背景的人员担当人力资源、培训、行政、商务管理等支持部门的主管。比如,IBM、HP近几年在中国市场都有类似实践。摩托罗拉与亚信的CFO对各自市场业务的分析与深度介入,使得这个传统的“后勤”部门与核心业务水乳交融,相得益彰,从而在根本上调整了他们的团队判断问题的角度及行为方式。这样一来,“后勤”部门就能够更多地从市场、从竞争的视角去满足核心业务的需求了。

二、提高沟通技能

沟通是管理的血脉,是整合管理所必需的计划、组织、指挥、协调和控制等职能的必要手段,所以我的MTP课程中强调“沟通无处不在”,跨部门沟通尤其要讲究沟通艺术,所以,谭老师建议管理者提高沟通技能,包括有效倾听及保持沟通的简洁准确性。公司内部沟通中,大家往往急于表达而疏于倾听。通过多次团队的现场演练、游戏等,笔者观察到,在交流中,如果双方或至少一方多一些专注倾听,适时复述、提问以确认关键信息,并予以适当的反馈,那么沟通的有效性(即准确、省时、较少冲突)就大大提高了。

三、扁平的组织结构

引入项目管理——扁平式沟通与协作能提高效率,有统一的项目经理做决定,减少分歧与部门各自为政的心态(如果有一天可以这样做,现在只能尽量加强部门间沟通交流,上层经理更需重视彼此的交流,达成共识);

四、有效的绩效管理模式

有效的较小管理模式是建立在责任明细的基础上的,把目前存在的经常性出现的一些协作性问题,纳入考核指标,可以试一下的。我把一些部门内的职能岗位考核内容进行完善,但可能还有一个问题,如果不是整个公司进行改善,个别部门一个实行,可能效果会有点问题。

五、永远不要嫌麻烦

跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会就没事了,谭小芳老师建议事后应该随时保持联系,主动了解其它部门的工作进度,掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了,而是要主动而持续地沟通,预防问题的发生。很多人常常抱怨:“事情怎么会这样,为什么不早说?”很多人都有过这样的经验,对方事前都没有主动联系,任由问题扩大,等到无法解决了,才紧急跑来求救。这样导致的气愤也是情有可原,但是如果别人不告诉你,为何你不主动去问对方?

六、倡导沟通文化

沟通的有效性与企业文化直接相连。没有主管认为持续改革内部沟通不重要,关键在于实际执行。主管人不仅是探路者、指引者和影响者,更重要的是行为者。如果主管人员从不在电梯或走廊与同事们轻松交谈,当他在员工大会上发表演讲后能听到员工们的热烈反响吗?我看很难!另外,就是建立“客户”应对意识,每一个需要你协助的部门都是你的“客户”,使你的客户满意,是你工作的职责,这不仅仅是制度的约束,未来将成为习惯,也是企业文化的部分。

七、有效整合部门目标

有部门就必然存在部门利益、小团体利益,这是不争的事实。但我们应该整合那种各自为政的部门目标,使部门的各个目标与组织的总目标同心。如很多大企业给部门设定预算目标时,都采取企业内部的计算依据;这样便于考核,但显然这种内部的计算依据是不面向市场的,也就是说部门的预算目标不是面向市场,而企业是面向市场的,它们的方向就明显地不一致。这种企业设置的指挥棒方向性不一致,直接导致部门和企业的想法不一致,“志不同,不与谋”,故而沟通难以为继。

八、示范作用

对这一点,业内一位职业经理人颇有体会,他说:“你期待员工如何表现,你就要如何表现;你倡导双向沟通、倾听对方,平息部门间冲突,减少内部协调成本,你就要亲历亲为地做给大家看。你认为素质、技能提高和不断学习重要,你就和他们一起去听课,把你读过的好书与他们分享,简单地说,就是去弄,去做,去干。”

九、最后就是行动第一!

如果我们等待跨部门协作中的其他成员来联系我们?他们也同时在等待我们,那么双方都只能在等待上取胜,而并非在建立良好的协作关系上。

总之,跨部门沟通的目的是实现跨部门协作,让大企业像小企业一样灵活!参加谭老师的跨部门沟通培训,帮助您的企业实现无障碍的沟通管理!

跨部门沟通培训主要内容——

第一部分:跨部门沟通协作
一、跨部门沟通的信息传递
二、部门间组织信息的传递
三、跨部门沟通的组织障碍
四、如何突破沟通障碍?
五、摘掉“面具”,有效沟通
六、解决跨部门沟通的四大原则(方法与技巧)
七、沟通行为的主动性、沟通对象的多样性
八、沟通过程的互动性、沟通目的的双重性
九、寻找自己与公司的沟通盲区与解决方案
十、推倒“部门墙”,建立起高效的团队协作
分享:从墨子思想看管理沟通技巧
案例:从一起事故处理看“管理沟通”
案例:从语言对抗到武斗冲突的沟通过程剖析

第二部分:跨部门沟通与冲突管理策略
一、冲突管理策略
1)冲突管理的策略
2)评量的标准
3)影响策略运用的因素
4)处理冲突的5种行为风格
二、冲突解决的方法
1)上司命令
2)改变人的因素
3)改变结构因素
4)沟通
5)谈判
6)第三方干预/第三方顾问

第三部分:跨部门高效沟通12个技巧
1、讲出来
2、不批评、不责备、不抱怨、不攻击
3、没有记录等于没有发生
4、绝不口出恶言
5、“沉默”和“幽默”两个默
6、情绪中不要沟通,尤其是不能够做决定
7、理性的沟通,不理性不要沟通
8、承认我错了
9、说对不起!
10、让奇迹发生
11、等待转机
12、保留一点纯真
案例:“最贵清洁工”
分享:猫和狗为啥是仇家?

第四部分:跨部门沟通中的实战问题解决
一、屡次沟通没有结果怎么办?
二、遇到一些同事说一套做一套怎么办?
三、大家都是平行部门,不配合怎么办?
四、对其他部门工作不了解,甚至持否定态度怎么办?
五、本位主义(袒护下属,保护部门利益)怎么办?
六、互相推脱责任,只知道抱怨和投诉怎么办?
七、各部门对同一问题有不同的看法怎么办?
八、沟通没有理想的结果,但是事情又不能耽搁,怎么办?
九、关系到几个部门,各部门就会踢皮球,扯皮,怎么办?---
综合运用:大业公司的跨部门问题如何解决
展示:跨部门沟通问题库
分享:10大行业跨部门沟通问题的解决方案

第五部分:跨部门沟通技巧培训总结
1、沟通之2目3心
2、有效沟通的3个必须心态
3、高效沟通6个步骤
4、沟通之28个模型
5、培训之外的沟通
6、师傅领入门,修行在个人:课后大家需要继续修炼的功课!

个人简介
◎全球领导力大师中的大师 ◎被众多媒体誉为“中国领导力教母” ◎演讲费用比哈佛教授还高的中国管理专家 ◎美国《财富》、《哈佛商业评论》特约撰稿人 ◎中央电视二台《对话》、《商界名家》长期特约嘉宾 ◎被业界誉为“…
每日关注 更多
赞助商广告