员工习惯管理

张正平 原创 | 2014-07-19 08:55 | 收藏 | 投票 编辑推荐
关键字:组织文化 员工习惯 

 

    有句老话说得好:习惯就像一根绳索,每天我们都往里织进一根丝线,它就会变得越来越牢固,直到无法断裂,把我们牢牢的固定住。可以说,我们每个人大多数的行为都是习惯使然。

坏习惯是每个人行动的障碍,它腐蚀我们的意志力,使我们成为它的奴隶,即使是优秀的员工也会为它困扰。员工的坏习惯如果得不到纠正和制约,就会像恶性肿瘤一样在组织中扩散开来,阻碍组织前进的步伐。好的习惯使个人受益无穷,让我们很自然地去做一些事情而不用付出意志上的巨大努力。

习惯是组织文化,对于员工习惯,企业的管理者要学会从企业文化、从习惯入手,采取措施予以引导,制定制度加以规范,通过组织施加文化影响,使之更好地适应组织发展的要求。

  . 习惯与习惯管理

  所谓习惯就是人们积久养成的思考和行动的方式。当我们频繁使用某种思考和行动的方式而使它差不多变成了一种自动行为时,习惯就产生了。人是习惯的动物,每个人都有好的习惯坏的习惯。

  拥有可塑性的物质在接受一个新的形式时会产生一定的抵抗,但是一旦新的形式给这个物质留下印记,就会在物质上被保留下来,我们的神经系统也是如此。每当我们进行思考的时候,大脑中的某些神经细胞就会产生变化,这些细胞的每一个微小的行动都会在大脑中留下永不磨灭的记号,就像纸上的折痕一样。正如纸被折过的地方更容易再次弯曲一样,大脑中以前曾发生过某个动作的地方也同样易于再次发生这个动作。所以,想以前想过的事,做以前做过的动作都会比较容易,而要在思想和行动上有所创新却很难。如果一个想法经过多次思考,一种行动多次付诸实施,“折痕”已经很深,沿着这样的“折痕”进行思考和行动要比使用其他的思考和行动方式容易得多,于是习惯就产生了。但习惯并不是一成不变的,习惯可以通过我们个人的主观努力和外部的引导而逐渐改变。本来拥有的习惯可以通过反复纠正而逐渐被淡忘,而新的习惯可以在不断强化中建立起来。

  习惯是造成我们“本性难移”的原因,但本性难移并不是墨守成规,相反,拥有习惯能给我们带来很多的便利,使我们能够更有效地做事。

  首先,效率的高低与我们完成任务的速度息息相关,而习惯能够缩短思考和行动所需要的时间,提高完成任务的速度。按顺序背诵字母表要比倒背容易得多也更加流利,就是因为习惯使然。同时,习惯能够提高行动和思考的准确性。刚刚接触电脑的人对键盘不熟悉,一不小心就会出现差错。而一旦打字打多了养成了习惯,就能既准确又迅速地敲打键盘,这就是习惯的力量。另外,习惯还可以减少疲惫的感觉。阅读外语资料的习惯很少能像阅读母语文字那样容易养成,所以同样长时间的英语阅读一定要比中文阅读更让我们感到疲惫,听同样内容的英语演讲也更加费神,这归根结底还是习惯的问题。

  我们可以把习惯分为三大类:好习惯、坏习惯和中性的习惯。习惯的好坏是相对于目标而言的。所谓好习惯,就是有助于实现个人目标的习惯,而坏习惯则对个人目标的实现有负面的影响。目标的变化可能使原来的好习惯变成坏习惯,也可以使坏习惯转变为好习惯。站在组织的角度来看,员工的好习惯就是那些对实现组织目标起促进作用的习惯,而坏习惯就是与实现组织目标相违背的习惯。

  习惯的可变性使得习惯管理成为了可能。所谓习惯管理,就是寻找组织中员工普遍具有的、对组织发展有较大影响的习惯,并对它们进行有效地引导和管理。对员工习惯有效的管理将事半功倍地提高组织的运作效率,更快地实现组织目标。因此,习惯管理成了现代企业人力资源管理的新课题。

  二. 主要习惯好、坏的分析

  1. 准时

  准时是一个看似不起眼,却可以使个人终身受益的好习惯。准时的意义并不仅仅在于是否在定好的那一刻到达,准时更是一个人的生活态度。准时的人往往很懂得怎么规划自己的生活,他们会把生活安排得井井有条。与此同时,准时的人也更值得信赖。

  对组织而言,员工拥有准时的好习惯可以大大提高组织的运作效率,组织中各个环节可以有条不紊地运作和衔接。组织中的管理者要引导员工在工作中养成准时的好习惯。首先要根据每件任务的情况和紧急程度制定出完成该任务的时间期限。其次,管理者自身要严格按照制定出的时间期限来行事,自己的工作一定准时完成,给员工树立准时榜样的同时也给员工制造一定的紧迫感。管理者及时与员工沟通也是很重要的一点。另外,管理者可以根据组织条件给员工安排一些时间管理方面的培训。通过这种方法把准时的概念播种到组织中每个员工的心里,让准时成为整个组织共同拥有的好习惯。

  2. 守信

  诚信与否一直是衡量一个人道德水平的重要标准,市场经济对人的诚信要求也越来越高。其实,诚信或者遵守诺言都是一个习惯问题。一个遵守诺言的人往往认为守信是理所当然的,他在为人处事的时候也会出于习惯遵守自己的诺言。这样的人会使与他交往的人产生值得尊重、可以信赖的感觉。

  一个员工是否具有守信的好习惯是可以不经意地从小事中体现出来。作为管理者应该善于从小事的处理中观察出员工对诺言的态度和遵守程度。另外,员工的守信与组织的诚信是相辅相成的。如果一个组织中的员工都拥有这种诚实守信的好习惯,那么这种好习惯就会成为整个组织的财富,使组织变成一个诚信为本的团队。同样,如果组织把诚信看作是发展的前提,积极倡导一种诚信经营的理念,那么组织中的员工也会受到影响,把诚信看作一种自己理应坚持的品德,成为一个守信的人。

  3. 拖延

  延长时间,不及时办理事情的结果往往是错过了解决问题的最好时机,而使问题变得更加复杂。那些没有及时解决的问题会由小变大、由简单变复杂,像滚雪球那样越滚越大,解决起来也越来越困难。有拖延习惯的人常常陷于这种恶性循环之中难以摆脱。

  同样是拖延的表象,却可能是不同的原因造成的。在拖延者中,有不少人是做事勤勤恳恳的员工,他们之所以拖延,是因为做事不分轻重缓急。应该说,这类员工本身并不是有意拖延,只是由于缺乏条理性。对于这样的员工进行相应的工作方法上的培训可以使他摆脱拖延的习惯,更有效率地做事。把“要事第一”培养成员工的一种工作习惯就能杜绝这种原因造成的拖延。

  拖延有很多伪装的外表,但背后往往会有一种相同的情绪:恐惧。恐惧导致拖延,而拖延则会导致更深的恐惧。这种原因的拖延来源于对自身能力的质疑,是一种不自信的心理。当组织中发现这样的员工,管理者要做的是重塑他的自信。同时,管理者应该改变“一切以结果为准”的评判标准,使员工摆脱不自信的恐惧。人最容易拖延那些需要长时间才能显现出结果的事情,员工的一些拖延行为也是由于事情的结果难以立即显现而造成的。组织中的及时反馈对于避免这种原因的拖延是很有效的。另外,员工的办事风格很容易受组织整体风格的影响。因此,管理者可以致力于在组织中营造一种“一分钟也不拖延”的工作作风,帮助员工改掉拖延的恶习。

  4. 推诿

  推诿是由于不愿承担责任而找借口的行为。仔细回顾一下那些听起来合情合理的解释,我们不难发现,它们都将失败的原因归结到外部环境或者客观条件上,而没有从自身寻找不足。推诿是一种必须引起组织重视的坏习惯。喜欢推脱自己责任的员工是没有良好工作态度的员工,是对工作缺少责任心的员工。这样的员工不可能成为组织可以信任的好员工。当借口变成了挡箭牌,那么就不会再有人愿意努力争取成功,员工对组织的责任感也会越来越淡漠。员工找借口是对自身惰性的纵容,要改变员工推诿的坏习惯,管理者责无旁贷。首先,管理者应该给员工布置难度适中而富于挑战的工作。其次,管理人员应当以身作则,在工作中表现出高度的责任感。另外,要培养好的组织文化和工作氛围,因为它们对员工责任感的培养起着关键的作用。

  5.背后说坏话

  员工背后说他人坏话的不良习惯有两个最主要的诱因:

  一是由于自身的需求得不到满足而引发背后说坏话这种攻击他人的行为。当个体需求得不到满足时,就可能对自认为是设置障碍的人产生攻击动机,进而引起背后说坏话这种形式的攻击行为。

  二是由于他人的攻击引发个体采用背后说坏话的行为来攻击他人。来自他人的攻击会使个体的身心受到伤害,在群体中最严重的伤害往往是自尊心的伤害,往往会激起个体攻击他人的欲望。

  管理者可以通过树立榜样的方法,使员工了解到组织鼓励和崇尚什么样的行为。另外,群体的态度对员工的行为有很大影响。组织还可以根据情况对养成了这种坏习惯的员工进行教育,对于教育后仍然我行我素的员工可以进行合理惩罚,在惩罚当事人的同时也是对旁人的一种警示。当然,彻底消除这种坏习惯,还需要管理者对员工进行提高情商的教育和培训。管理者要引导员工胸怀大志,提高员工的心理承受能力和应付挫折的能力,及时有效地调整自己的情绪,控制自己的行为。

  三、 习惯的综合管理

  组织对员工的习惯进行管理可以按照如下步骤:

  首先,根据组织文化鉴别出员工的好习惯和坏习惯。好习惯和坏习惯是相对于目标而言的。每个组织拥有不同的企业目标和组织文化,因此,组织中倡导的好习惯和反对的坏习惯也不尽相同。组织必须根据自己特有的文化来界定员工身上普遍具有的、对组织发展至关重要的好习惯和坏习惯,把它们作为习惯管理的主要对象。

  在鉴别出这些对组织达成既定目标起关键影响作用的好习惯和坏习惯以后,就要采取相应措施,使好习惯在组织中得到保持发扬,坏习惯得到改正。这就是习惯管理的第二步,即采取措施巩固好习惯,纠正坏习惯。措施可以是多种多样的,比如上级领导可以运用口头表扬、精神或物质激励、委以重任等方式对员工的好习惯进行正强化;运用批评、物质惩罚、取消其担当重要工作资格等方式对员工的坏习惯进行负强化。

  习惯管理的第三步涉及到组织的制度建设。如果组织认为员工的有些习惯对组织影响很大,必须进行规范,就可以在组织制度中进行说明。比如严格要求员工准时开始工作的组织可以设立上班打卡制度,在组织规章制度中明确规定一个月迟到若干次数的员工会受到一定程度的惩罚,而每一天都准时的员工可以得到一些额外的奖励。通过制度建设,把组织倡导的和反对的行为明确地界定下来,员工的行为就更加容易得到规范,向着组织希望的方向发展。

  不管是措施还是制度,都是从硬性的角度来规范员工的习惯,但是要让员工在潜移默化中养成组织推崇的好习惯,摒弃组织反对的坏习惯,还需要在组织文化建设上下功夫。组织文化即是习惯管理的起点,也是习惯管理的终点。组织拥有什么样的文化,就会在无形中孕育员工什么样的习惯。如果员工的习惯与组织文化相符,这个习惯就会被扩大、被强化;反之,如果员工的习惯与组织文化相违背,那么这个习惯很难有长久的生命力,员工会在组织文化潜移默化的作用下摒弃原来的习惯。组织倡导什么样的做事风格和氛围就有助于什么样的习惯的产生和发扬。相反,那些在组织文化中难以得到认同的习惯,就会在群体的影响力下逐渐淡化。

 

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