提升规章制度的效力

张正平 原创 | 2014-07-23 10:13 | 收藏 | 投票 编辑推荐
关键字:企业文化 规章制度 

 

 

规章制度能够为人们的行为提供一种准则,降低未来管理的复杂性,并以预定的方式解决组织中的各种矛盾和冲突。因而,企业的规章制度建设日益受到了管理者的重视。但是在实践中,许多企业的规章制度不仅纷繁复杂,而且对适应性、开放性、公平性、系统性的把握仍有欠缺。如果企业能在这四个方面澄清认识、进行审视和改善,规章制度将发挥更大的作用。

  一、规章制度建设中存在的主要问题

  1.规章制度的建设没有结合企业实际

  在实践中,我们经常会观察到这样的现象:有些企业管理者看到别的企业经营得红红火火、生机勃勃,就认为其规章制度也一定是尽善尽美,于是在制定制度时,便不顾企业的实际情况和需要,对别的企业的规章制度照抄照搬,将其简单移植到本企业中来。

  众所周知,规章制度一般具有三个维度的特征:第一,规章制度会随时间而逐渐演化,因而具有时间维特征。这就决定了企业的规章制度往往是与企业的不同发展阶段相适应的。对于处于不同发展阶段的企业来说,规章制度的简单移植存在时间上的差异。第二,规章制度与空间环境是一种互动的关系,不同的空间环境将导致不同的制度体系,因而规章制度具有空间维特征。有些制度适用的空间尺度大,适于推广,而有些制度只在特定的小范围内有效,缺乏移植的基础。第三,规章制度具有极强的价值维特征,它反映着企业员工,尤其是规章制度的制定者所主张的文化观念(如果一个企业的基本价值在本企业中得到了坚定而一贯的公认,且如果必要,就会得到坚决的卫护,从而就会构成该企业规章制度的支柱),并具有很强的内生性(这是因为有效的规章制度常常是从企业的发展经验中演化出来的。许多成功的规章制度往往首先出现于一个受益于某些统一安排的小团体内部,一旦这一规则的益处变得明显起来,该规则就会被更多的人采用,进而上升为整个企业的规章制度,它往往体现着过去曾最有益于该企业的各种解决办法),而移植而来的制度是因设计而产生的,其有效性在很大程度上取决于是否能与企业内在的价值观、文化形成互补。这也为规章制度的移植带来了障碍。

  因此,如果一味仿效成功企业的规章制度,就极易造成规章制度“水土不服”的情况,反而会影响企业各项工作的正常开展。

  2.对规章制度的稳定性和开放性把握不当

  许多企业的管理者似乎总是会陷入这样一种两难的境地:一方面,企业的规章制度必须随着当前多变的环境而及时变化,以适应发展的需要;而另一方面,规章制度又必须保持一定的稳定性。这是因为稳定的规章制度已经使人们养成了近乎本能地遵守它们的习惯,并具有极强的可信赖性,因而可以大大减少规章制度的执行成本。

  此外,伴随着管理者的交替,企业的规章制度是随个人的管理风格和经营理念不断变更,还是保持以往制度的延续性,同样为现任管理者带来了一个两难的选择。

  于是,在有的企业中,规章制度“赶起了时髦”,经常是“朝令夕改”。这种总在变化的制度不仅难以被及时了解,在指引人们的行动上效率也较低;而在另一些企业中,由于稳定性被过分强调,随之而来却又出现了制度僵化的危险。

  对此,笔者认为,规章制度稳定性方面把握不当的根源就在于制度的制定者对于规章制度的开放性缺乏适度的把握。

  首先,规章制度根据其构架方式可分为两类:指令性的,即精确地指示人们应采取什么行动以实现特定的结果;指导性的,即并不明确地给出有具体指向的、应该干什么的命令,从而给行为人留下了自主判断和行动的巨大空间。恰当应用这两类规章制度就能使人们的行动得以协调。在应用指令性规章制度的场合,这种协调靠有形之手和领导者的精确计划来实现;而在应用指导性规章制度的场合,则靠人们对资源的判断和自发的行动来实现。遗憾的是,很多管理者没有认识到这一点。他们总是倾向于事无巨细地把所有规章制度都制定成指令性的,并严重依赖层级式指挥强调内聚力和严密协作。这样做的恶果就是:(1)在规章制度执行的过程中需要昂贵的控制、衡量和监督。(2)削弱了组织成员履行职责的动力和首创性。(3)使规章制度稳定性的问题变得十分突出。因为只要环境发生一点点变化,就迫切需要新的、具体的规章制度,一旦所有规章制度都被制定成具体的、指令性的规章制度,规章制度的稳定性问题就会尤其显著。

  其次,从规章制度的层次看,规章制度又有具体规章制度和核心规章制度之分。其中,核心规章制度与企业文化和企业战略密切相关,它往往是企业隐性内在契约的显化,是较高层次的规章制度;它构成了企业规章制度的一种框架,籍此使低层次的规章制度——具体规章制度得以协调。正是由于核心规章制度是企业文化和发展战略的反映,所以它不仅必须提供规章制度的稳定性,而且也的确能够提供规章制度的稳定性。在现实中,只要对这两类规章制度分辨不清、组合不当,就必然会影响规章制度的开放性,并进而使规章制度的稳定性问题陷入困境。

  3.规章制度的执行缺乏公平性

  什么是公平?通俗地说,公平就是国王和乞丐都服从同样的法律。而在企业中,公平就意味着规章制度应当为每一个主体提供平等的发展机会,而不能有例外和特权的存在。

  然而在很多企业中,我们观察到:尽管一些管理者相当重视制度管理,但是他们或是在意识深处错误地认为规章制度只是针对普通职工的,自己应享有特权,所以做起事来自由自在,不受规章制度的约束,甚至把自己凌驾于规章制度之上,以权威挑战规则;或是在社会成员之间复杂的人情、亲情关系中败下阵来,使严格的规章制度在人际关系面前成了一纸空文。比如,当自己手下的业务骨干、爱将出现了违规行为时,企业管理者往往不愿执行制度,而是要么网开一面,要么从轻发落,并美其名日“特事特办,个案处理”,甚至还会补充叮咛上一句“下不为例”。

  值得警惕的是:当一些管理者遇到一些与规章制度相冲突且不便个人表态的“棘手”问题时,通常会召集会议,并以民主的名义进行讨论。这种行为表面上看是尊重集体的决定,实质上则是将一班人凌驾于了规章制度之上。这是权力大于规则的一种较隐蔽的表现形式。凡此种种,这些规章制度的制定者常常沦为了规章制度的率先破坏者。

  我们知道,只要规章制度的执行中存在着不一致或随意性的风险,那么其在规范个人行为的效力上就会大打折扣。反之,只有这些基本规则得到了尊重,并得到了广泛遵守,企业才能顺利并高效地运转。

  4.规章制度缺乏系统性

  企业规章制度系统性的缺乏主要表现在以下几个方面:(1)制定规章制度时,简单采取条块分割的办法,将各种规章制度的制定权按职能下放到各部门,由各职能部门拟定方案,再交由上级部门统稿装订。由于各职能部门只是站在本部门的立场订立制度,不能围绕一个核心的价值体系有机结合起来,所以不可避免地导致企业的规章制度表面上看面面俱到,实际上却是矛盾百出、漏洞重重。(2)新旧制度相互重叠、相互冲突、相互矛盾。(3)在一些企业中,企业的规章制度只有实体制度,却没有保证制度实施的程序制度;在另一些企业中,规章制度缺乏细节设计,一些所谓的规章制度并不是真正意义上的规章制度,而只是一种管理原则。比如,仅仅在墙上贴上“不准迟到”、“不准在车间打牌”的规定,却没有任何事中、事后的监督和检查,是起不到任何管理作用的。久而久之,你姑且贴之,我姑且看之,不仅没有人把它当回事,反而损害了规章制度的威力。(4)把本该被用来规范职工行为、指示办事方法、规定工作流程的规章制度当成了巩固个人权威、处罚普通员工的工具。在一些企业中,规章制度已经演变成了事事可能处罚职工的“惩罚条例”,而严重缺乏激励功能。没有惩罚的规章制度是无用的,因为只有运用惩罚,才能使个人的行为变得可以预见,从而创立一定程度的秩序,将员工的行为导入可预期的轨道。但是,没有激励的规章制度会严重抑制员工的创造性和潜能,也会在实质上给企业带来隐性的损失。(5)规章制度的建设本是一个系统工程,一些企业却片面注重规章制度的制定和执行,而忽视了就制度内容对员工所进行的培训。于是,本应通过减少组织成员的远期无知而发挥作用的规章制度只是在遭遇员工犯规时才会被拿出来“发挥效力”,规章制度干脆失去了“防患于未然”的作用。

  二、加强企业规章制度建设的建议

  1.重视企业规章制度的适应性

  首先,企业的规章制度要与企业的不同发展阶段相适应。企业在不同的发展阶段会面临不同的阶段性任务,相应地要应对不同的关键性问题,比如:在企业发展初期,由于企业规模小,其核心问题是解决生存问题,企业必须要能够随着外部环境的变化而迅速调整经营策略和业务行为。在这一阶段,订立过多的规章制度反而会束缚企业的活力和动力。因此,这一阶段企业的规章制度应体现少而精的特征。随着企业规模的扩大,企业已经在经营实践中形成了一些行之有效的经营管理经验,企业的核心价值和经营理念也得到了检验和深化。因此,企业在这一阶段要注重以核心价值为基础来确立企业的根本制度,并围绕着基本制度不断完善企业的具体制度。当企业的规模进一步扩大时,企业已经形成了制定规章制度、用规章制度说话的意识和习惯,大量的规章制度被制定出来。于是,随之而来的问题便是大量的制度冗余,并极易带来官僚化的作风。因此,在这一阶段,要加强制度体系化的建设,要注意制度的梳理和整合,并强调制度的可操作性。

  其次,企业的规章制度要与企业所处的法律环境相适应。在市场经济中,企业是自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的组织体,因而赋予企业相应的自治权是必要的,也是必须的。可以说,企业规章制度的制定权就是企业自治权的一种反映。但是,我们必须意识到:企业的自治权具有严格的相对性,我们不能将企业的自治权绝对化,不能将企业看成是经营者的“自留地”和“独立王国”。企业必须要注重对国家政策法律的学习和研究,其内部的规章制度必须要严格服从于国家的各项法律、法规。比如:我国的《劳动法》已明确了企业等各类用人单位建立健全规章制度的法律义务;自200811日开始实施的新《劳动合同法》则进一步明确了用人单位在制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。因此今后企业在制定规章制度时,凡涉及劳动者切身利益的规章制度,必须根据此法规定做到“内容合法、民主程序和向员工公示”,否则制定出来的规章制度将是无效的。

  再次,企业的规章制度要与良好的企业文化形成互动。企业在发展过程中,会逐渐形成一套基本上不可言传的规则系统——企业文化。这种文化本质上是一种隐性内在契约,因而具有规范性的内涵。虽然它不具备强制力,却可以将企业内部的信息成本和协调成本控制在较低的水平上。良好的企业文化能够增加企业有序化的可能性,并由此构成一个企业的黏结剂。如果企业外生的规章制度能与这些内生的价值观相适应,就能大大减小规章制度的运行成本和阻力。

  但是,在内生的文化面前,规章制度也并不是不可为的。因为文化并不是铁板一块的事物,不是一成不变的。文化往往附着于制度的习得,并靠制度而得到巩固。只要在推行合乎企业发展要求的新规章制度前能进行充分的引导、教育工作,然后在推行的过程中再不断对其进行强化,那么最初靠强制来发挥作用的、激励和约束人们行为的规章制度就会日益演化成人们潜意识中的行动指南,而原企业文化中的那些不可言传的知识就会逐渐和新创立的规章制度结合起来并获得调整,从而又形成一套新的、被不同程度共享的文化,再反过来推动规章制度的运行。如此循环往复,直到新规章制度与新企业文化形成良性互动。

  2.把握规章制度的稳定性和开放性之间的关系

  在规章制度的变与不变之间,我们首先需要把握的就是指令性规章制度和指导性规章制度、具体规章制度与核心规章制度各自的特征和关系。在此基础之上,再由企业的战略管理部门进一步分析、鉴别本企业的文化特征,并结合企业战略制定出企业的核心规章制度。这一核心制度应突出稳定性,在构架方式上则应是指导性的,其主要作用是保证企业战略的顺利实施,并提供一个框架,规定具体规章制度可以进行什么样的变革,以及应如何就这些变革做出决策。这样,由于核心规章制度一方面确保了规章制度的稳定性,另一方面确保了规章制度系统的内在一致性,并控制着具体规章制度调整的程序,具体规章制度就有了极大的开放性和灵活性(当环境发生变化时,核心规章制度将为具体规章制度的变化提供原则性指南和变革程序;而且,由于核心规章制度仅仅是指导性的,具体规章制度所指向的行为人完全可以结合他所了解到的具体情况自行做出判断和安排,其行为会因符合基层实际而更加有效,同时也使得规章制度得以向企业内所有成员开放,向所有成员的经验、知识和智慧开放)。当然,指令性规章制度和指导性规章制度结合的程度、具体规章制度与核心规章制度应用的范围在实践中还取决于被规范人的素质。


  3.充分认识制度执行中公平性的重要意义

  针对许多企业中个人标准大于企业标准、权力大于流程的现象,笔者认为:一个企业规章制度的制定或颁布,都是在企业领导的参与或授权下进行的。既然企业的领导是企业的成员之一,那么他们就应该严格遵守企业的各种规章制度。管理者必须认识到:当规章制度无法约束企业的管理者、领导人时,企业中就极易产生专断决策的风险,而且随着时间的推移,这种状况还会摧毁组织成员心目中的秩序,削弱他们的生产力和忠诚,从而形成企业制度执行中的瓶颈。相反,如果管理者能在自己的行为中坚守规章制度,他们就能为自己的可信赖性建立声誉,这一声誉是一种宝贵的、节约组织成本的制度资产,因为在日后的工作中,下属们会将他们的领导人等同于一种可预见的内部秩序,从而减少所需投入的信息成本。

  4.强化规章制度的系统性

  经历了长期的发展实践,“细节决定成败”已经成为了当代企业管理中一个极强的音符,因此,规章制度的系统性和实用性也越来越为企业所关注。

  首先,我们必须时刻围绕企业的核心价值观、并结合企业战略来制定规章制度,从而改变过去那种各自为政、相互独立的制度建设方式。规章制度建设必须与企业管理的根本目的相符合,不能为“制度化”而“制度化”。

  其次,要明确不同层次的规章制度的“立法”(制定规章制度)和“执法”(执行规章制度)主体,并成立专门的机构负责各个部门间制度的分解与协调。

  第三,在建立实体制度的同时我们还要建立相应的程序制度。如:要落实“连续旷工时间超过15天除名“的规定,企业就必须拿出相应的政策公示、日常考勤、考勤情况公示、除名公示等一系列程序来。

  第四,应及时对企业各项规章制度进行汇编,明确各类规章制度的效力和制约关系,包括生效和废止时间,发现新旧制度冲突、矛盾时要及时宣布废止旧制度,以确保新制度的执行。

  第五,应通过激励性规章制度和约束性规章制度的恰当结合来最大程度地规范人们的行为,并力戒对潜能的抑制。

  第六,要在规章制度制定完毕后对员工进行培训,即要让员工先“知法”。比如,企业可以将规章制度收编进员工手册,并加以宣传和教育。

  第七,要杜绝规章制度的密集化(即存在过多的规章制度,且执行起来需要调控大量的细节)和技术化(即规章制度无法被普通员工所理解,只有职业专家才能解释和应用它们)。否则,面对大量的、复杂的规章制度条文,组织成员要想了解全部规章制度,要承受及其高昂的信息成本,甚至会因此而放弃对规章制度的了解,这对于规章制度建设是极其不利的。

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