财报分析的框架 禁忌 思路 模板 内容 步骤 EXCEL

彭兴勇 原创 | 2017-03-16 21:25 | 收藏 | 投票
关键字:工具 禁忌 思路 财报分析 

 一、         财务分析之七忌                                                      

二、         企业财务分析的六大误区                                                                 

三、         季度财务分析整体框架                                                                   

四、         什么财务分析才是适用的分析                                                         

五、         如何进行企业财务分析?                                                                

六、         财务分析报告五个方面内容  

七、         财务分析的五个有效步骤  

八、         分步骤用Excel进行财务分析                                                            

 

财务分析之七忌

 

财务分析要达到重点突出、说明清楚、报送及时、预测准确、措施得力的目的,进入财务工作灵魂之境界,充分发挥其诊断企业的听诊器;观察企业运行状况的显微镜之功能,必须七忌.

  一忌面面俱到,泛泛而谈。 

财务分析重在揭露问题,查找原因,提出建议。所以分析内容应当突出当期财务情况的重点,抓住问题的本质,找出影响当期指标变动的主要因素,重点剖析变化较大指标的主、客观原因。这样才能客观、正确,评价、分析企业的当期财务情况,预测企业发展走势,针对性的提出整改建议和措施。那种面面俱到,胡子眉毛一把抓的做法势必是盲人骑瞎马,写出的财务分析要么是应笔墨不痛不痒;要么是罗列现象不知所云的流水帐;充其量也只能是浮光掠影似的情况简介,这样文牍似的财务分析对企业挖潜堵漏,完善管理没有丝毫价值。

  二忌千篇一律,文章格式化。

每一个时期的财务分析无论是形式和内容都应有自己的特色。内容上的突出重点、有的放矢,形式上的灵活、新颖、多样,是财务分析具有强大生命力的首要条件。形式呆板,千篇一律,甚至抽换上期指标数据搞填空题似的八股文章,是财务分析之大忌。 
  财务分析本来就专业性强,形式上的呆板、内容上的千篇一律,其可读性必然弱化,久而久之财务分析势必变成可有可无的东西。要焕发财务分析的生机和活力,充分发挥其为领导决策当好参谋的职能,我们对财务分析无论是内容和形式都要来一番刻意求新、求实。从标题上就不能只拘泥于“×××单位××季(月)财务分析这单一的格式,可灵活的采用一些浓缩对偶句对当期财务状况进行概括作为主标题,也可引用一些贴切的古诗来表述,使主题精练,一目了然。在表述手法上,可采用条文式叙述,也可穿插表格说明;可三段式(概况、分析、建议),也可边分析、边建议、边整改;分析既可纵向对比,也可横向比较。总之财务分析不应拘泥于一个模式搞万马齐喑 

  三忌只是数字的堆砌罗列,没有活情况说明。

要分析指标变化,难免没有数字的对比,但若仅停留于罗列指标的增减变化,局限于会计报表的数字对比,就数字论数字,摆不出具体情况,谈不清影响差异的原因,这样的财务分析只能是财务指标变动说明书或者说是财务指标检查表的翻版。这种空洞无物,枯燥死板的分析肯定不会受欢迎。 
  只有把死数据活情况充分结合,做到指标增减有数据,说明分析有情况,彼此相互印证、补充,财务分析才有说服力、可信度,逻辑性才强,可操作性才大。 

  四忌浅尝辄止,停留于表面现象。

我们知道,往往表面良好的指标后面隐藏着个别严重的缺点、漏洞和隐患,或若干难能可贵的某些优点被某些缺点所冲淡。这就要求我们既不要被表面现象所迷惑,又不要就事论事;而要善于深入调查研究,善于捕捉事物发展变化偶然中的必然,抱着客观的姿态,克服先入为主的思想,通过占有大量的详细资料反复推敲、印证,来一番去粗取精,去伪存真的加工、分析,才会得出对企业财务状况客观、公正的评价。如,仅指标的对比口径上,就要深入调查核实,换算其计价、标准、时间、构成、内容等是否具有可比性。没有可比性的指标之间的对比,只能扭屈事物的本来面目,令人误入歧途。

  五忌报喜不报忧。

真实、准确、客观是财务分析的生命。要诊断、观察企业经济运行状况,维护企业机体健康运行,就应敢于揭短,敢于曝光,才不会贻误病情,才能对症下药。成绩不讲跑不了,问题不讲不得了。所以财务分析既要肯定成绩,又要揭露企业中存在的问题;既要探寻影响当期财务情况变化的客观因素,更要侧重找出影响当期财务情况变化的主观原因。实事求是,客观全面的分析,才能有的放矢的扬长避短,兴利除弊,努力为企业的挖潜睹漏,开源节流服好务。 

  六忌上报不及时。

财务分析是企业领导了解企业财务状况,同时也是企业财务人员参与企业管理,提出合理化建议的最有效途径,其指导性的价值就在于其时效性。企业经济信息瞬息万变,时过境迁的财务分析对企业改善经营管理的作用将大打折扣。财务分析的上报应与会计报表上报同步,并形成制度化。 

  七忌专业味太浓。

财务分析主要是服务于企业内部经济管理的改善,经济运行质量的提高,为领导当参谋,让群众明家底的手段。所以财务分析应尽量淡化专业味,少用专业术语,多用大众词汇,力戒矫揉造作、莫测高深;做到直接了当、简明扼要、通俗易懂。

 

一、      企业财务分析的六大误区

误区一:为分析而分析,与财务分析需求脱节

  部分财务分析工作者缺乏与分析报告需求者的充分沟通,没有真正领会分析的真正用途,拿到财务数据就急于进行分析。这样的财务分析,仅仅为分析而分析,分析报告的类型、分析范围和分析重点的选择基本靠主观臆断,与分析的需求基本脱节,分析报告的使用者也难以从中获得真正有用的信息。

  误区二:就财务论财务,与企业经营管理脱离

  部分财务分析工作者进行财务分析时,往往难以跳出财务固有的思维惯性,拿着一堆财务数据进行比较和分析,对企业的重大经营决策、重要业务情况等缺乏了解,从而使财务分析仅仅停留在财务领域,不能真正从企业经营管理的角度出发来分析具体财务问题和财务数据。

  误区三:就报表论报表,表外事项关注度不高

  部分财务分析工作者仅仅停留在财务报表层次,主要就3张会计报表展开分析,而置企业经营环境、土地价值、对外担保情况、或有事项等重要表外事项的分析于不顾。这样的财务分析,由于分析基础受限,容易忽视那些报表华丽的企业存在的潜在风险和问题,也难以挖掘那些业绩难看的企业的潜在价值,得出的分析结论也常常给人以误导。

  误区四:就数据论数据,真正的归纳、提炼少

  部分财务分析的数据描述篇幅很多,数据分析的力度很小,或者缺乏数据之间的对比分析、因果分析,或者未把各项财务数据和财务指标串联起来分析,或者没有把观点归纳和提炼出来,从而不能挖掘财务数据背后的经济实质、形成恰当的分析结论。

  这样的财务分析,没有经济语言支撑,只能算是一种简单的统计。

  误区五:综合分析过于“综合”,掩藏了企业真相

  部分财务分析特别是综合性财务分析,仅仅围绕综合数据展开,没有按照不同的业务板块或企业级次层层展开分析,容易隐藏企业的真实情况。对多元化发展模式下的企业集团财务分析尤其如此,不同的业务或企业,或好或坏,或增或减,如果只看整体、不看结构,就过于笼统,得到的结论往往趋于“中性”、“平淡”,看不出企业的具体情况,特别是容易掩盖一些非正常的状况。

  误区六:对历史数据分析多,对未来展望少

  财务分析的目的不仅仅在于通过积累的历史财务数据,了解企业的过去和现状,更重要的是通过对企业发展趋势的分析,洞察未来、预测企业今后的发展态势。但是,很多财务分析恰恰忽略了这一点,对过去和现在的状况分析较多,对未来的预测和展望很少,从而大大降低了财务分析的“导航器”作用。

 

二、      季度财务分析整体框架



1.
 经济环境分析。外部经济环境,分区域和行业的经济形势,外部经济环境的变化对公司业务的影响,这些影响的驱动因素是什么。

2. 新订单分析。本季度新订单(合同量),分标准产品和大的项目产品,与上一季度相比(或上年同期)有哪些主要变化,这些变化具体在哪个业务单元,区域或行业,为什么会产生这种变化?是不签订了会导致亏损的订单?

3. 收入分析。收入的变化,这种变化来自价格改变还是销售数量变化?同样需要分业务单元和销售区域分析,同时提示是否有特殊的大项目收入或其他非常项目(一次性)收入。

4. 销售成本和毛利分析。如果毛利变化了,为什么?是因为控制性成本超支,还是技术变化导致材料成本上升,或者是因为特殊的一次性的调帐事项导致(比如计提保修费,存货损失等)。

5. 净利润分析。净利润变化的驱动因素是什么,是收入变化还是成本结构变化,哪个业务单元或区域造成的?是一次性的影响还是持续性的影响,提高净利润的机会和风险是什么。

6. 营运资本分析。是什么因素造成了净营运资本和营运现金流量的变化?关于应收帐款和存货有哪些非常事项?应收帐款回收天数(DSO),应付帐款付款天数(DPO),存货周转天数(DIH)情况。

7. 运营分析。产能利用率和成本库存情况,产品本地化进程,本地化采购进展情况。

8. 固定资产投资情况,大的建设项目进展以及投资超支或节余情况。

9. 产品质量情况。准时交货率,生产周期(从投产到产成的时间,用以衡量生产效率),劣质产品成本情况。

10. 竞争对手的发展状况(新产品,新服务,价格策略,新技术,新市场策略)。

11. 下一季度以及全年的业务展望,主要是收入和盈利情况。

其他:销售财务分析要点: 对公司本量利、财务比率、信用成本分析三个方面对销售财务进行分析

 

三、      什么财务分析才是适用的分析

我总结了财务分析应该注意的几个问题:
第一条,财务信息不能高大全,而没有重点。每个人在同一次中接受信息的能力是有限的,没有重点的信息,意外着接受不到信息,何况财务数据对很多人来说都是枯燥无味的。
第二条,要以你的受众的思维来解释、翻译财务数据。每个人都只对他感兴趣的东西才有阅读习惯,弄清楚他心里的那边账,你也要知道那把账。只把他需要的告诉他,他还想知道,他再找你谈。
第三条,很多时候,我们需要高大全的分析报告,因为要面对不同的层级人员,这个时候,还是要尊重上面两条,采用分块、黑体标记之类的会有作用只告诉相关的人相关的信息就可以了。很多人都有误解,总以为集团董事长总经理会比子公司要的信息更多。其实这是错误的,每个人了解控制一个企业的关键点只有七八个关键性的指标,多的话是无法深刻理解并处理信息的。不同层级的人信息量是一样的,只是指标不一样。
第四条,财务的本质是什么,分析的本质结果是什么?财务的本质是记录和监控,像一个信息中心,财务部门可能由于信息优势可以恰当发现一些不全面信息者忽视到的信息,但是很少,大多数公司都会举行例会沟通信息,并且财务知道的信息都有
滞后性,你所知道的,他们都已知道,期望财务分析来出个大彩不太现实。但是财务还是有作用的,特别是面对那些不能直接以直觉就会得到答案的情况下。举个例子,存货周转加快经理人员能感觉到,但是存货周转率的变化对财务人员来说更加直观;再举个例子,一头猪的各个部位的价格差异很大,怎样切割会使总的价值最大?有些时候经理们直觉挣钱的产品可能并不挣钱。

作为一名有点财务背景的人,我了解财务人员曾经或正在经受的痛苦,要不就是对如此多的财务分析指标背了又忘,忘了又背,痛苦不堪,要不就是有几个记忆力好的全部搞定,却发现自己被淹没在财务指标的汪洋大海里,找不到整体结构和方向。同样,作为一名经常同业务人员对话的人,我也非常了解业务人员的痛苦和恼怒,面对财务人员不晓得在什么地方用什么方法搞出来的一大堆指标,还配上一大堆文字,说得有鼻子有眼的,基本上就一个感觉,“昏”就一个字!基本上有“五大不知”,就是,不知为什么会有这些指标,不知这些指标之间是什么关系,不知这些指标代表什么意思,不知这些指标如何计算,不知为什么这样计算。于是,今天我选择了这样一个主题,或者想以这样一个主题做为切入点,以一点愚公的精神,或者以一点唐吉坷德的精神,希望搭起一个财务和业务共同的平台,用一种大家都听得懂的话,说一些大家都听得懂的道理,讲一些大家都想听的故事。

四、      如何进行企业财务分析?

首先搞清楚听众对象,分析汇报给谁,董监高,还是部门老大,还是基层;

其次 构建分析模型的三个维度即

分析的对象维:筹资活动,经营活动及投资活动,在内容维上,分别是时间,质量,成本,收益和风险

分析的内容维:基于时间、质量、成本三个维度分析评价

分析的层次维:由模式层及操作层,即分析的指标要有一定的层次,对不同活动层要以不同的指标与之对应

这三个维度形成一个立方体模型,大家可以自己画一个图。通过这三个维度,对不同对象的不同内容,进行不同层次的分析,以得出相关结论,进行相关决策。这个模型比较通用,同时也比较抽象的,但反映了分析问题的一般思路和方法,是做企业分析的一个原始框架,其他有关企业的分析,可以参考这个模型进行变更,以适应具体的情况。

五、  财务分析报告五个方面内容

第一部分提要段,即概括公司综合情况,让财务报告接受者对财务分析说明的主题有一个总括的认识。

第二部分说明段,是对公司运营及财务现状的介绍。该部分要求文字表述恰当、数据引用准确。对经济指标进行说明时可适当运用绝对数、比较数及复合指标数。特别要关注公司当前运作上的重心,对重要事项要单独反映。公司在不同阶段、不同月份的工作重点有所不同,所需要的财务分析重点也不同。如公司正进行新产品的投产、市场开发,则公司各阶层需要对新产品的成本、回款、利润数据进行分析的财务分析报告。 
第三部分分析段,是对公司的经营情况进行分析研究。在说明问题的同时还要分析问题,寻找问题的原因和症结,以达到解决问题的目的。财务分析一定要有理有据,要细化分解各项指标,因为有些报表的数据是比较含糊和笼统的,要善于运用表格、图示,突出表达分析的内容。分析问题一定要善于抓住当前要点,多反映公司经营焦点和易于忽视的问题。 
第四部分评价段。做出财务说明和分析后,对于经营情况、财务状况、盈利业绩,应该从财务角度给予公正、客观的评价和预测。财务评价不能运用似是而非,可进可退,左右摇摆等不负责任的语言,评价要从正面和负面两方面进行,评价既可以单独分段进行,也可以将评价内容穿插在说明部分和分析部分。 
第五部分建议段。即财务人员在对经营运作、投资决策进行分析后形成的意见和看法,特别是对运作过程中存在的问题所提出的改进建议。

 

 

有效的财务分析无论对企业的财务会计还是整个企业管理都十分重要,如何增强财务分析的有效性?这是一个迫切需要研究和解决的课题。我的看法是:财务分析是一项难度很大的工作,它涉及面广、不确定性大、需要的知识多(如会计、财务、经济学、战略管理、证券市场、法律等),也有很强的艺术性。所以,有时候不易达成完全一致的意见。在思考有效的财务分析模式时,既要看到经济和产业分析在评估企业未来发展前景中的重要地位,又要看到财务报表的意义和局限性,并尽可能避免盲目地使用财务比率和相关分析指标。为此,本文认为有效的财务分析必须包括以下五个相互关联的步骤:

  一、确定企业所处特定产业(或行业)的经济特征

  财务分析能不能够在企业范围内完全解决?现在看来是有问题的。因为,财务报表与企业财务特性之间关系的确定不能离开产业经济特征的分析,换句话说,同样的财务报表放在不同产业的企业中,它所体现的经济意义和财务特性很可能完全不同,如零售业、钢铁业、房地产业就有着差别很大的财务比率;又如,高科技产业与传统的产业不仅在产业经济特征上有很大的差别,而且决定其竞争地位的因素也各不相同。在财务分析时,产业经济特征是一个非常重要的分析基础,只有了解和确定一个企业所处特定产业的经济特征,才有可能真正理解财务报表的经济意义,并发挥财务分析在管理决策中的作用。缺乏对所处产业经济特征的把握,那就意味着企业财务分析人员把自己孤立在一个小圈子里面,不知道企业所处的环境、产业发展前景及其影响、竞争地位。

  在实际工作中,有许多认定产业(甚至企业)经济特征的模式,其中最常用的是五个层面的经济属性模式,这五个层面包括需求、供应、生产、营销和财务。其中,需求属性反映了顾客对产品或服务价格的敏感性,产业成长率、对商业周期的敏感程度、季节性影响都是评估需求的重要因素。供应属性是指产品或服务在提供方面的特征。在某些产业中,许多供应商提供的产品或服务是非常相似的,而在另外一些产业中,则只有非常有限的几家供应商。人们通常用产业进入的难易程度来判断供应,就生产属性而言,某些企业纯粹是劳动密集型的,而有些企业是资本密集型的,在分析生产属性时,制造过程的复杂程度也是一个重要的判断标准。产业的营销属性涉及产品和服务的消费者、分销渠道,有些产业的营销特别费劲,而另一些产业的营销则容易得多。对财务属性的认定重点是要明确与企业资产结构和产品特征相配的负债水平和类型,对那些成熟、盈利的公司来说,其对外举债一般都比新办的公司少。此外,某些产业由于产品寿命短(如个人计算机制造业)或长期发展前景令人怀疑(如传统的钢铁制造业)、风险高,一般不能承受高水平的对外负债。

  确定企业所处产业的经济特征是有效财务分析的第一步。透过产业经济特征的确定,一方面为理解财务报表数据的经济意义提供了一个航标;另一方面又缩短了财务比率和相关指标与管理决策之间的距离,从而使得财务分析的信息对管理决策变得更加有意义。

二、确定企业为增强竞争优势而采取的战略 

  财务分析与企业战略有着密切的联系,如果说产业经济特征是财务分析人员理解财务报表数据经济意义的航标,那么企业战略就是财务分析人员在财务分析中为管理决策作出相关评价的具体指南。离开企业战略,财务分析同样会迷失方向,财务分析就不可能真正帮助管理决策作出科学的评价。因此,在有效的财务分析模式中,紧接着产业经济特征分析之后的就是要确定企业战略。

  企业之所以要确立其战略,并将其与竞争者区分开来,完全是出于竞争的需要。尽管一个产业的经济特征一定程度上限制了企业在制定与同行业的其它竞争者进行竞争的战略的弹性,但是许多企业仍然通过制定符合其特定要求的,难于被仿制的战略以创造可持续的竞争优势。影响企业战略的主要因素包括地区和产业多元化、产品和服务特征等,有效的财务分析应当是建立在对企业战略的理解基础之上的。也就是说,应当理解不同的企业是如何对制约发展的因素作出积极反应,以及怎样维护已制定的战略的。为了理解一个企业的战略,财务分析人员不仅要认真地看其战略计划,还要考察其实施计划的各种具体的行动。此外,对竞争企业之间战略的比较也是必不可少的。

  三、正确理解和净化企业的财务报表

  尽管财务报表是用于管理决策的,但是财务报表编制的目的与财务分析的目的毕竟有很大的差别。财务分析人员在利用财务报表时,对财务报表本身也有一个理解和净化的过程。所谓理解,是指要了解财务报表的局限,如企业管理当局所作的盈利管理导致财务报表的不可靠、不公允;所谓净化,是指财务分析人员对财务报表中的关键项目(如利润额)所作的调整,以增强其可靠性和公允性。

  财务分析人员在净化财务报表的过程中,应当注意以下主要方面:(1)不重复发生项目或非常项目。 这些项目对盈利的影响是暂时性的,在评估企业真正的经营业绩之前应重点考虑剔除。(2 )研究与开发等支出。研究与开发、广告、人力资源培训等支出的人为安排直接影响到企业在不同会计期间的盈利,在财务分析时,对这些支出的人为安排保持一定的警惕是十分必要的。同样,在评估一个企业的持续的经营业绩时,对这些人为的安排进行调整或许是需要的。(3 盈利管理。许许多多的实证研究表明,在企业中存在大量的盈利管理行为。例如,在会计方法的选择上提前确认收入和延迟确认费用;又如,在对固定资产折旧和工程完工进度等会计方法的应用和会计估计的变动、会计方法运用时点的选择和交易事项发生时点的控制过程中刻意去迎合管理当局的要求,这些盈利管理都可能导致企业财务报表的偏差和不准确。在财务分析时,对它们进行调整是必不可少的。所有这些调整对财务分析人员来说都是对财务报表的净化。

  令人遗憾的是,并不是所有的企业都提供了财务分析人员在对财务报表关键项目进行调整时需要的资料。在这种情况下,财务分析人员清醒地认识到财务报表的局限性,并在解释财务报表的数据时充分考虑这一因素具有特别重要的意义。

  四、运用财务比率和相关指标评估企业的盈利能力与风险

  在财务分析中,人们比较熟悉财务比率和相关指标的计算,如流动比率、资产负债率、权益回报率等财务比率,以及共同比报表、有关的增长率和完成百分比等。但是,对于如何科学地运用这些比率和指标评估企业的盈利能力与风险则做得还很不够。目前还没有一套标准的财务比率和指标,怎样的财务比率和指标是好?怎样的财务比率和指标是差?谁也说不清。我们的教科书说流动比率等于2算是正常,但美国60 年代的一项实证研究表明:正常而持续经营的企业的平均流动比率超过 3,而破产企业的流动比率则平均在2—2.5之间。很明显,财务比率没有标准,只有将它们与产业特征、企业战略,甚至商业周期等联系起来才会有意义。因此,财务分析不仅仅是财务会计数据的分析。在财务分析中,最重要的工作应当是将某一企业的财务数据放在产业经济、证券等资本市场大环境中进行多方对比,深入分析,将财务数据与企业的战略联系起来考察现有的优势和劣势,并科学地评估企业的盈利能力和风险。

  五、为管理决策作出相关的评价

  财务分析的主要目的是为管理决策作出相关的评价。管理决策是一个范围很广的概念,就财务分析而言,这里的管理决策主要包括两个类别:一是投资决策;二是信贷决策。其实这两种决策都涉及企业估价问题,而要对企业的价值进行评定,又必须回到盈利能力和风险的评估上,盈利能力和风险一个也不能少。

  财务比率和指标有很多,哪些比率与管理决策更相关?怎样的比率与怎样的决策更相关?说实在话大家心里都没有数。教科书说流动比率和资产负债率对评估企业的偿债能力很有用,但是美国同样的实证研究表明,在评估企业的偿债能力和破产风险中,资产收益率最有用,其次是现金流量与总负债的比率,最后才是营运资本与总负债的比率、资产负债率和流动比率。因此,必须以实际的资料为依据,进一步研究财务比率和相关指标与某一特定管理决策的相关性问题。

  为了发挥财务分析在管理决策、特别是企业估价中的作用,必须运用以上五个相互关联的步骤,这五个步骤构成了一个有效的财务分析模型。因为,它不仅给分析人员提供了管理决策评价的合理的假设(产业经济特征、企业战略和净化了的财务报表),而且还为财务分析本身如何为管理决策服务提供了一个合乎逻辑的理性指南。

七、       分步骤用Excel进行财务分析

 

 目前,在进行财务分析时,多数都是利用手工计算财务指标,其计算工作量较大。另外,企业都是按照上级要求计算财务指标,企业很少自行设计,因而很难更全面更系统地进行财务分析,难以充分发挥本身的积极性和主动性,不利于管理水平的提高。另一种情况是实现会计电算化的单位,在其会计软件中可能有一些财务分析指标。但这些指标如果不能增加或修改,往往就难以充分满足各种企业的不同需要。针对上述存在的问题,我们主张利用Excel(电子表格)进行分析,其优点是分析方法不限,分析指标不限,分析内容不限。利用Excel进行分析,大致要经过以下几个阶段:   
  一、设计报表格式。要以现行财务报表为基础,然后在项目上进行一些必要的调整,如增加变动成本、贡献毛益、固定成本、税息前利润、速动资产、长期资产等。需要注意:如果采用自动填列财务数据的方法,调整的项目必须列于会计软件或Excel模板提供的报表之下,以免自动填列财务数据时对不上行次。   
  二、针对主栏,增设必要栏目。包括本期数栏、上期数或计划数栏、行业平均数栏、比较栏,比较栏可分绝对数与相对数,即差额和百分比。当然,为了清晰起见,栏目也不要设置过多,可以将不同的比较内容置于同一工作簿的不同工作表中。  
  三、针对主栏,确定分析指标。一要注意指标的内容,可以根据企业具体需要确定。如经济效益综合指标体系、杜邦财务分析体系、破产测试比率体系,另外可以考虑增加利息保证倍数、现金比率、固定比率、固定长期适合率等等指标。二要注意指标的位置,必须在给定的报表格式之下。在确定分析指标时,要遵循以下原则:(1)要根据各种分析目的确定指标。(2)分析指标也有一个与国际接轨的问题。如美国邓氏公司的14种比率,美国《报表研究》年刊中登载的11种比率,再如国际著名评估机构的评估指标,都可纳入其中。(3)不仅要考虑目前需要,而且要考虑未来需要。科学技术的迅猛发展,知识经济的出现,在财务指标上必须有较大的创新。(4)为了避免未来损失,应该尽可能将可能需要的指标纳入其中,另一方面,指标不能太多太滥,以免喧宾夺主。   
  四、录入计算公式。要迅速、及时地计算财务指标,就要事先将每个计算公式录入到某一个单元格中。这里需要注意的问题:一是公式的位置,必须与要计算的指标在同一行;二是公式的写法,如果引用其他单元格的资料要用该单元格的地址来表示,至于用绝对单元格还是用相对单元格则视需要而定。一般说来用相对单元格即可。   
  五、填列财务数据。填列报表数据有两种方法:一是手工录入,二是自动生成。其中自动生成又分两种情况,一是利用电算会计报表,其基本作法是首先调出电算会计报表文件。然后另存为.Excel文件,接着保存、关闭,最后再用Excel调出所另存的文件即可。H是利用数据库,其基本作法是首先在Excel下调出数据库文件,然后输入分析内容,最后另存。具体过程为:Excel——打开文件——文件名(.dbf后缀)——输入指标和公式——另存——文件名——保存。   
  需要说明,在Excel程序中,一般装有工业、商业、旅游业、运输业、金融业等几个行业财务报表模板,具体包括资产负债表、损益表、利润分配表、财务状况变动表。如果手工输入,应该先打开某报表模板,然后录入原始数据,生成报表后,再复制到分析文件中。这种方法的特点是无需计算流动资产、固定资产净值、资产总值、负债总额等合计栏,由系统自动生成。但是由于财务状况变动表已被现金流量表所取代,故现金流量表需自行编制或自制模板。如果是施工、房地产、股份制、外商投资等企业,由于系统未提供各种报表模板,企业也应自制。 
  六、生成分析结果。当完成了上述步骤后,各分析指标的结果就自动生成了。如果为了直观,还可以将结构分析、趋势分析的结果在图表中反映出来。 
  七、采取保护措施。为了防止已输入单元格中的公式被误删、误改,或人为篡改,为了防止报表数据的泄密和修改,同时为了工作表下次继续使用,可以将分析表的格式即各项目单元格和带有公式的单元格设定密码保护。如果不拟显示公式,还可将公式予以隐藏。其作法是:首先,将某些单元格(主栏项目和宾栏项目之外而又不带有公式的单元格)排除在保护范围之外。即:选定——格式——单元格——保护——对上述单元格选定为不锁定;然后,再对拟保护的带有公式的单元格设定为锁定、隐藏,方法同上;最后,再对工作表进行保护,即:工具——保护——保护工作表——选项——选择对话框的内容等项——输入密码——确定——再输入——密码——确定。这样就实现了保护。当下次再打开时,必须输入密码。当然,对整个分析文件还可设定打开口令和修改权口令保护。 
  最后,需要注意,如果原来设计的栏次、指标不敷应用,则也可对财务报表进行调整,增加主栏或增加宾栏,追加分析项目。但设定保护后,必须撤销对工作表的保护,修改后还要对文件重新命名。

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