实例讲解如何编写岗位说明书

石煜源 原创 | 2017-07-20 15:31 | 收藏 | 投票
     岗位说明书编写是人力资源规划核心工作之一,一套完善的岗位说明书能够为人力资源管理者招聘、录用员工提供依据,便于对员工进行目标管理,也是后续工作当中绩效考核的基本依据。同时通过梳理和描述定位,我们也能够为以后公司制定薪酬政策提供参考,另外还能为员工教育与培训、晋升与开发提供依据。因此如何科学正确的编写岗位说明书是人力资源管理者的必修课之一,本人就针对如何编写岗位说明书进行详细讲解。

岗位说明书针对对象一般指全体在职员工,除非特殊岗位新增或者变动,常规是每年更新一次,由人力资源部备案修改。岗位说明书要求语言简练清晰,通俗易懂,描述性和职业性强,每个岗位要有独立说明书,杜绝雷同。

常规的岗位说明书一般包含:职位名称、所属部门、职位编号、职位类别、职位定编、职位上级、职位概要、工作职责、职位权限、绩效指标、任职资格(经验要求、资格证书、知识要求、素质要求等)、工作条件、编制日期等相关项目。

1、如何编写“职位标识”

(1)、关于“职位名称”

应与最近一次定编时的名称保持一致,属于新增岗位的,应先行到人力资源部确认,职位名称是对工作名称的进一步明确,规范职位的名称有利于统一管理。

(2)、关于“所属部门”

所在部门是指该职位所属的机构或部门,繁简程度要是公司具体情况来定,原则是应该写到该职位所属的具体所属部门,例如部门有分部,则应该填写到所属的具体分部。科学的方法可以根据组织架构图进行确认,举例:某集团规模较大,有众多子公司,人力资源部经理,填“子公司简称+人力资源部”;如果部门很大,还分有各分部,则可以填“子公司简称+人力资源部某某分部”。

(3)、关于“职位编号”

职位编号是指职位的代码,每个对应的岗位都需要对应的独立编码;编码的具体规则可以根据企业的需求具体做界定。特别是对于规模较大的集团来说,职位编号便于快速查找所有的职位,一般来说这项工作都是需要在整套岗位说明书全部完成后统一编号再来填写。

(4)、关于“职位类别”、“职位定编”

职位类别是指公司对这个岗位的定位,一般来说分:高层、中层及基层三类。具体来说高层管理人员的职责是制定组织的总目标、总战略,掌握组织的大政方针并评价整个组织的绩效;中层管理人员的主要职责是贯彻执行高层管理人员所制定的重大决策,监督和协调基层管理人员的工作;基层人员的主要职责是执行分派具体工作任务,保证各项任务的有效完成。

职位定编这栏就是指的是该岗位的编制人数,配备几个人员,填写阿拉伯数字,可以根据人力资源规划填写。

(5)、关于“直接上级”、“直接下级”

直接上级一般会有以下几种情况:一般部门副职的直接上级是正职;各部门正职的直接上级是对应的主管领导;各子公司、分公司、各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职。直接下级以此类推,此处要注意防止把上下级填成人名,应该填写职位具体名称。

2、如何编写“职位概要”

职位概要也就是职位的职责概要,基本就是对后文工作职责的总结,应该用一句话简单地概括,简短而准确地表示即可。该职位对公司的独特贡献是什么? 如果该职位不存在,会有什么工作完不成?应避免笼统性描述,需最大限度的明确职责,避免在岗人员逃避责任。格式可按照“为了……,在……下,做……” 例如,对于人力资源部经理来说,其职位概要主要如下:为给公司的长远发展提供人力资源管理上支持,在公司战略发展方向下,执行人力资源部年度工作计划,建立并完善人力资源管理体系,研究、设计人力资源管理模式(包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展等体系的全面建设),制定和完善人力资源管理制度。

3、如何编写“工作职责”

工作职责来自于职位概要的分解,按照公司的要求,本职位应该做什么。在编写时,首先应该将本职位的主要工作模块罗列,即本职位应该做那几个模块的工作,然后对每块工作进行具体分解描述;在具体描述时,每一条职责,都应尽量以流程的形式描述。此处注意上级的岗位职责¹下属岗位的岗位职责的集合,上级的岗位职责应是在更高的层面的职责,特别是高层管理岗位。

4、如何编写“职位权限”

工作权限是指工作职责范围内所拥有的权利。权限是指为了保证职责的有效履行,任职者必须具备的,对某事项进行决策的范围和程度,它常常用“对……具有批准权限”来进行表达。

5、如何编写“绩效指标”

绩效指标是指从哪些方面、以什么标准,是指通过明确绩效考核目标的单位或者方法,对承担企业经营过程及结果的各级管理人员完成指定任务的工作业绩的价值创造的判断过程。绩效考核指标的设定必须符合SMART原则,可依据公司绩效考核方案提炼相对应岗位绩效指标。

6、如何编写“任职资格”

任职资格是职位价值、职位招聘等的重要依据,任职资格的规定要严格界定为工作所要求的,本质上任职资格是岗位胜任力的要求,不是针对现有人员的要求,而是设想该职位所需的必备条件。任职资格包括以下这些项目:基本要求(包括年龄、性别、学历、所学专业、工作经验等)、技能要求(技能包括基本技能和业务技能;这些技能都应区分其熟练程度)、资格证书(所需资格证书不是职称,而是指从事本工作资格证书)、知识要求(知识要求包括业务知识和管理知识)、素质要求(素质要求是指该职位对任职者最需要的个性或特质的要求,也就是通常招聘简章上任职要求的那些非硬性要求)。

7、如何编写“工作条件”

工作条件是指在岗人员在工作中的设施条件、工作环境、劳动强度和工作时间的总和。

在大篇幅的阐述了岗位说明书的编写要点,下文本人就以人力资源经理岗位说明书做如下示范(仅供参考),各位可以依据各自公司需求做适当调整,有些岗位说明书会涉及工作联系、职业通道等栏目,本文篇幅有限,就不做详细介绍了。

一、职位标识

职位名称

人力资源经理

所属部门

人力资源部

职位编号

XXXXXX

职位类别

中层

职位定编

1

直接上级

人力资源总监

直接下级

人力资源主管

二、职位概要

为公司的长远发展提供人力资源管理支持,在公司战略发展方向下,执行人力资源部年度工作计划,建立并完善人力资源管理体系,研究、设计人力资源管理模式(包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展等体系全面建设),制定完善人力资源管理制度。

三、工作职责

职责一

职责描述:目标管理

根据公司战略目标,执行人力资源部年度工作计划

职责二

职责描述:制度管理

制订、执行、监督和完善公司各项劳动人事制度。

职责三

职责描述:绩效管理

制订公司绩效考核制度,组织实施绩效考核,并对各部门及分公司绩效评价过程进行监督控制,不断完善绩效管理体系;制订薪酬、福利以及相关的激励保障制度。

职责四

职责描述:协调管理、沟通管理

解决公司各部门的协调工作,做好相关的沟通工作。

职责五

职责描述:人才招聘、储备管理

根据公司发展的需要,制订并执行人员招聘计划,建立和完善公司招聘流程和招聘体系;做好员工职业生涯发展规划,负责制定后备人才选拔方案和人才储备机制。

职责六

职责描述:培训管理

制订并实施公司年度培训计划,建立内部培训师队伍;组织各部门的交流活动;并对培训效果进行调研和评估,督导各部门开展培训工作。

职责七

职责描述:劳动关系管理

负责协调劳资关系,与员工进行积极沟通;帮助各部门建立积极的员工关系,处理劳资纠纷和员工投诉。

四、职位权限

1、对直接下属任免、辞退建议权; 2、对直接下属考核评估权;3、 对部门规章制度的监督权;4、对公司各部门规章制度的监督、检查权;5、人事处罚权;6、相关文件的审核权。

五、绩效指标

1、人力资源管理目标达成率;2、招聘计划达成率;3、培训计划达成率;4、费用控制率。

六、任职资格

基本要求

年    龄

不限

性    别

不限

教育背景

本科及以上学历,管理类相关专业

工作经验

 5年以上人力资源工作经验

技能要求

1、熟悉人力资源管理流程;2、熟练掌握人力资源六大模块;3、培训知识。

资格证书

无特殊要求

知识要求

人力资源学、心理学、公共关系学、法律常识、谈判技巧培训。

素质要求

责任心、细致、成就欲、团队意识、优秀的组织与沟通能力,观察力和沟通能力强。

七、工作条件

按公司制度执行

拟定

 

日期

年  月   日

审核

 

日期

年   月   日

审批

 

日期

年  月   日

生效

 

日期

年   月   日

                                   


【作者简介】

石煜源,国家一级企业培训师、国家一级人力资源管理师、国家劳动关系协调师。专注于人力资源研究领域,致力于招聘培训、薪酬绩效、企业文化等模块,在传统制造、通讯电子、电子商务、旅游酒店等行业中有突出贡献。

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个人简介
国家一级企业培训师、国家一级人力资源管理师、国家劳动关系协调师。专注于人力资源研究领域,致力于招聘培训、薪酬绩效、企业文化等模块,在传统制造、通讯电子、电子商务、旅游酒店等行业中有突出贡献。
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