会议成本:企业应该深刻思考的一个问题

洪石荣 原创 | 2018-01-23 09:44 | 收藏 | 投票
关键字:成本 价值 会议 输入 输出 

  在企业风光无限的时候,成本不被人们所关注,而在日子不好过的时候,花出去的每分钱都显得特别耀眼!压缩开支,节约成本,减减减成为手段。而我要说的是,其实还有很多人们习以为常的事情,蕴含着巨大的财富金矿,而我们通常毫无知觉,听之任之。简单说一个,足以让你触目惊心!

  那就是:会议成本

  日本太阳公司有一个很有名的会议成本公式:

  会议成本=每小时平均工资的3倍X2X开会人数X会议时间(小时)。

  平均工资乘以3,是因为劳动产值是平均工资的3倍,乘2是因为参加会议要中断经常性的工作。因此,参加会议的人越多,成本越高,有了成本分析。如果开会的效率再不高,会议上经常扯闲话,对管理资源的浪费就更无法计算。

  以这样的公式计算:CSE一个会议少则几千,多则几十万成本。

  不知道有没有人统计,公司一年大大小小的会议有多少?部门级别的,公司级别的,客户级别的,各种名目繁多的会议。谁能拿出一本账单,用数字统计出来? 笔者所在的公司,一年的会议的成本至少500万!

  提起开会,大家都很无奈。不开会,工作卡壳推不动,凡事都开会,则又特别占用时间。尤其是对于那些弱相关或不相关部门,被要求参加会议基本上就是在扼杀时间,部门领导、骨干人员把大量的时间用于开会,按职责做好本职工作的时间就非常有限了。开会时间甚至可以占用管理者的1/3的时间,按太阳公司的计算公式推算,这是多么大的浪费?!笔者经常会被要求参加几个小时跟我无关的会议,害的我干正事的时间都没有了,让人很难受。

  诚然,必要的会议用来沟通和解决问题,是可以理解的。但是,我们要问所有会议都是必须的吗?所有会议都创造了价值吗?所有的会议产生了解决方案了吗?笔者咨询了很多员工普遍厌恶会议,又不得不参加。认为会议多就如同梦魇。有几个会议让你激动人心,振奋不已?几个会议让你体验、悟到、感受到价值?看看与会人员的表情就知道了。有没有头脑风暴后的创意输出?有没有达成共识后的皆大欢喜?有没有解决难题和压力后的兴奋喜悦?

  究竟什么情况下非要聚在一起才能解决问题?简单直接的电话邮件沟通为什么不可以?会议一定要这么多人参加吗?会议前是否有足够的准备?会议取得了预期效果没有?

  一个公司会议越多说明:公司的既有的规则不健全或破坏厉害,不按游戏规则办事,乱象丛生;公司养成了靠会议解决问题的习惯,流程职责制度及其松弛或者失效;推责现象严重,依赖会议领导拍板的事情多,职能部门不细致履行职责,事事靠领导指示;公司运作已经不是靠流程制度自动化运行,而完全依赖会议、人驱动,人走事停,人亡证息;。

  会议要做到简洁高效,必须要订立标准,规范流程,确保输出结果,落实责任,有人跟踪,有现场有问题终结者。能不开就不开,能两分钟说完的事决不超过两分半钟,能缩小范围的尽量缩小范围。若说沟通,一封邮件,一条短消息,即时沟通工具,都完全可以达成目的。

  会议质量和成本是不是也要纳入开源节流的议题?顶层设计,明确目的,规范流程,合理控制时间,定义输出内容,形成一个高效节约的会议模式实在必要。笔者知道的,有一些管理者非常在意开会的效率,为了控制会议时间,有些公司甚至在会议室不设桌椅,站着开会,还有的会议,限制发言者的时间(不允许浪费别人的时间),规定观点必须在2分钟表达清楚,如果规定时间观点不能表述清楚,则可能被轰下台。

  当然,会议问题是全世界所有公司组织面临的问题,一定有好的可借鉴的解决方案。这方面可以借力的机构非常多,有专业结构可以教你如何开会,如何开高质量的会议。只要愿意学习改进,可以大大给公司节约成本,解放员工的会议压力。

  假如把会议的投入成本用于现场解决问题,帮助下属改进工作,学习新东西,提升解决问题的能力,让问题化解于工作流程中。让各个部门各个岗位人尽其才,让物尽其用,改善每个环节的工作质量,创造性革命性地改变思维方式,工作方式,可能为公司创造的价值会更大。

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从农业到工业到自然产业,跨越技术、管理、思维、营销、质量、策划等专业,回归到人本身,从产品质量回归到生命质量,是真我的引领下,让我体验45年后,彻底蜕变,把自己的后半生潜心与灵性科学的探索和实践,帮助自己活出真我…
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