开会:赶早不赶晚

张正平 原创 | 2018-10-22 15:30 | 收藏 | 投票
关键字:开会 晨会 

 

职场生活越紧绷、越激烈、越浓厚,人们便会本能地越发向往职场外的生活,本能地越发渴望某种平静、调剂与恢复。此乃人之常情。

 

让我们来聊聊开会的时机问题。


会,到底什么时间开,才能取得相对而言较为理想的效果呢?
 

先来说说民营企业一般性的做法。


以我这么多年的职场经验来看,大多数民营企业都喜欢选择下班后的时间开会。这个做法的逻辑很简单:第一,上班的时候人人手里都有一摊事儿,抽不开身,凑不齐人。第二,上班时间是员工为公司创造价值的时间,下班时间是员工自己的时间。利用下班时间开会等于公司占员工的便宜,从员工那里掠取无偿的剩余价值,这等好事何乐而不为呢?


可是,问题也恰恰出在这里。


员工在上班时间已经倾注了自己的全部心力,下班后的时间正需要放松神经、休养生息,如果这个时候听到有人跟他说“下班后不要走,领导要开会”,相信他心里一定会像吃了苍蝇一样难受。在这种心态下与会,这会能开好、能开得有效率才叫活见鬼了。


更要命的是,往往在下班后开会,主持会议的领导会不自觉地“无限”延长会议时间。因为领导会这么想:反正现在下班了,大家手头都没有了正儿八经的公事,那这个会议自然可以“无限”开下去。


领导这样想,与会的员工可就遭了大罪了——这种“马拉松会议”往往一开便会长达数小时,等到散会后回到家时,也许都已经午夜了。家人都已熟睡,胡乱吃两口冷饭,像死狗一样扑倒在床上,四肢无力到虚脱的程度,仿佛灵魂都已经出窍;可真正要命的事情是,往往越疲劳、越想早点入眠,大脑便越兴奋、越睡不着;而第二天清晨还要赶早上班,能够休息的时间已经所剩无几;这个难受,这个心塞啊……


有人也许持不同意见:你说的这种人确实有,可却并不多见。现代人早已习惯了“加班”,并没有那么明确的“上下班时间”的意识。换句话说,既然领导决定下班后开会,那么这个开会时间本身就是“上班时间”,这一点大家都会有共识,并不会像你说的那样“感觉别扭”,也不会影响会议的效率。再说了,如果真的有人会因为领导“占用”了自己的“下班时间”而心生怨恨,并导致自己在会上魂不守舍,不能很好地参与会议,领略会议精神,那么他也不适合做一个职场人,迟早会被职场淘汰!


诚然,持这种观点的人现如今在职场中占绝大多数,可与此同时,真正发自内心地认可并能彻底消化、内化这种观点的人却未必真有那么多。


不客气地讲,大多数人都是在一种极端严苛的背景下,极端不情愿地、极端被动地“接受”了这种“职场规矩”


事实上,职场生活越紧绷、越激烈、越浓厚,人们便会本能地越发向往职场外的生活,本能地越发渴望某种平静、调剂与恢复,此乃人之常情。换言之,“八小时以内”压力越大,人们便越需要“八小时以外”来发泄、缓解这种压力


因此,任何人都不可能本能地排斥“八小时以外”,除非他在“八小时以内”并没有使尽全力,并没有感受到真正的压力。如果那样的话,不在乎“八小时以外”的人,也许其“敬业精神”反而要遭到怀疑。


换言之,越是一个称职的职场人,对“下班后”的时间便应该越渴望、越珍惜才对,以“过度重视下班后的私人时间”为由怀疑一个人的“称职程度”或“职场素质”,实在是一种南辕北辙之举,完全是搞错了对象。


这就意味着,即便是那些认为领导占用自己的“私人时间”召开会议是一件“天经地义的事情”的人,在会上也不太可能做到“全情投入”,充分领略会议精神;他们依然有极大的可能表现得心不在焉,全然不在状态。


既然如此,作为主持会议的公司领导,便没有必要与人性死磕,非要一条道走到黑;不妨改一改召开会议的时间,让这会开得更得民心一些,更有效率一些。


那么,在什么时间开会效率会更高呢?


简单,两个时间段。


第一个时间段,早上正式上班之前。


第二个时间段,“八小时以内”的上班时间。


别急,我知道你想说什么,让我来一一解释一下。

 

第一,“晨会”时间,是一天当中效率最高的时间段。

 

早上正式上班前开的会,俗称“晨会”。这个时间段利用好了,员工一整天的工作状态都能得到确保,反之亦然。


早上起来,精神饱满,跃跃欲试,是人们一天当中“势能”最足的时候。这个时候领导交代一些工作重点,员工会记得住、记得牢,而且重点在于,能够立刻将其付诸实践,而且是一整天的实践。如果领导能够再鼓鼓劲、打打气,将员工的“势能”充得更足一点,那么他们在一整天的工作中都会跟打了鸡血一样,将自己的“势能”充分释放出来,变成强大的“动能”。这个工作效率一定错不了。


所以说,“晨会”是每个工作日当中最宝贵的会议,一定要格外珍惜。


召开“晨会”时,有这样几个要点需要引起注意。


要点一:会议内容应尽量丰富一点。


在日常生活中,大多数民营企业的晨会都开得过于形式化了,“水货”太多,“干货”太少。


一般来说,大多数的晨会,都是一些唱歌、跳舞、做早操之类的内容,颇有点像大妈们的“广场舞”。尽管这种方式对点燃员工的工作热情,提升员工的工作状态有所助益,但是如此宝贵的“开会”时间都拿来做广播操或跳广场舞实在是有些浪费。


记住,晨会也是“会”,要把它开得像一个“会”,就要赋予它真实而丰满的内容。“晨会”也可以用来解决问题,可以用来布置任务,可以用来沟通交流,可以用来做很多事……总之,别的会怎么开,晨会也可以怎么开,没有必要做刻意的区隔。


要点二:会议时间不宜过长。


因为是上班前的会,因此晨会的时间不宜过长。以半个小时左右为宜。时间太长的话,容易给员工造成精神疲劳,让员工在上班伊始便状态低迷,实为得不偿失之举。反过来说,晨会时间太短也不明智。以我的经验来看,大多数民营企业的晨会时间都在十五分钟左右,超过二十分钟的案例都不多见。甚至晨会只开五六分钟的企业也不少见。这种晨会的效率实在值得怀疑。说其“流于形式”,应该不算过分。“为开而开的会”没有意义。即便是做操跳舞,如果完全流于形式,没有任何实质内容,员工也会跳得极为无聊,极为机械,如果再碰到一众路人围观,那员工便更会尴尬得要死,恨不得找个地缝钻进去。这样的状态下,员工如何能够提气、鼓劲?!不泄气、没劲已然算烧高香了。


因此,要想把晨会开得有效率,必须要有内容,有干货;要想有内容和干货,则必须确保一定的时间。既不宜过长,也不宜过短。需要主持会议的公司领导切实把握好分寸。


要点三:不宜严厉批评与指责。


晨会期间严厉斥责员工的过错是一个大忌。无论员工犯了多大的错,不要在上班之前批评,更不能厉声指责。否则,这个员工一整天的时间都将被活活废掉,不会有任何效率。


你想啊,大早上起来精神抖擞地去上班,还没开始干便被领导劈头盖脸一顿猛剋,谁受得了啊!这个时候甭管领导跟你强调多少遍“改正错误,全力以赴!”恐怕你也听不进去。别说“全力以赴”,即便是“一半儿的力”估计你也使不出来。因为领导的话伤透了你的心,会令你无精打采,郁闷一整天。


因此,员工的过错,尤其是大错最好在下班后指出,最不济也要在上班时间的后半段指出。总之,对员工的工作状态和工作效率影响越小越好。这一点务必引起公司领导的高度注意。


那么,如果发生特殊情况,必须当即指出员工的过错,而且好死不死,正好碰上公司的晨会时间,做领导的人又应该怎么处理呢?


简单。不要发火,心平气和地说就行了。如果真是大错,领导越是心平气和,其实其力度反而越大;换言之,犯错的员工并不会因为领导态度的平静而轻视自己的过错,恰恰相反,平时会引起领导激烈反应的事情,现在忽然变得风平浪静,波澜不惊,反而会让员工心惊肉跳,如临大敌,从而充分领会事态的严重性。


这样做一举两得:一方面,员工会切实重视自己的过错,改正自己的过错;另一方面,公司领导也回避了直接刺激员工,使其产生不良情绪的后果。

 

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第二,“八小时以内的上班时间”,是召开会议的理想时间段。

 

我知道,利用“八小时以内的上班时间”开会,是许多职场中人尤其是管理者不容易理解的事情。


明摆着呢,一来八小时以内的时间大家手里都有一摊事,很难抽出身来;二来你利用上班时间开会,与会的各色人等从始至终眼睛都离不开手机,整个会议的过程中手机铃声、微信和QQ的声音不绝于耳,让你分分钟“出戏”,分分钟“发狂”,根本不可能开一个顺利的会、完整的会。


坦白说,这种担心有一定的道理,不过也正因如此,利用“上班时间开会”才是一个“理想的”选择。


原因如下:


第一,容易凑人。


尽管大家人手一摊事儿,不容易抽身;但毕竟人在公司,可以强制大家与会,所以凑人不是问题。


第二,容易确保会议的效率。


由于下班后的时间人心思走,会影响会议的效率,因此上班时开会就能有效避免这一弊端。


不错,上班时间开会确实存在两个问题:


其一:强制与会,影响手头工作怎么办?


其二:会议期间电话不停怎么办?


第一个问题的答案很简单:暂时放下手头工作与会,开完会后再继续即可。没错,这样做会在一定程度上打乱工作节奏,确实会对工作效率有一定影响;可“鱼与熊掌不可兼得”,既然会议非开不可,那么总要有一方做出一点点牺牲。


不过,也正因如此,“会海”之路不可取。还是那句话,民营企业应以“务实”为重,任何形式主义和官僚主义的作风都是有害的。因此,会尽管可以开,但是一定要做到“能不开就不开”“只开绝对必要的会”。


第二个问题的答案更简单:会议期间所有与会人员的手机必须无条件关机。这是死命令,“违令者斩”。


有人可能会说:你这是胡闹!你以为参会人员摆弄手机是为了聊私事吗?都是为了公事好不好?!你关机?!万一有个重要客户这个时候发来一个微信或打来一个电话,你怎么办?难不成为了参加一个会议放弃一个客户、一桩买卖?!


不可否认,“为了公事”或“怕耽误公事”是会议期间参会人员使用手机时一个颇为理直气壮的理由。


问题在于,这个理由其实是个伪命题,根本站不住脚:你少接一个电话,就会彻底得罪那个客户,完全失去那桩买卖吗?!这种说法是不是太夸张了?!退一万步讲,即便没有即时回复客户的信息,在某种程度上得罪了客户,事态也未必完全无法逆转。理由很简单,一个会议能有多长时间?半个小时还是一两个小时?一两个小时之后再给客户回个话,然后郑重地解释一下原因,说一句“对不起”,就真的无法挽回局面,无法得到客户的理解与谅解吗?


显然,这些借口都是“狡辩”,从逻辑上讲根本就不成立。


因此,在开会时强制性地要求与会人员关机,既合情合理,也完全可操作,没必要大惊小怪。

 

 

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