不要因怕打扰上级而放弃及时报告

孙陶然 原创 | 2018-08-14 19:16 | 收藏 | 投票 编辑推荐
关键字:及时报告 

 

  “及时报告”是保障组织指挥系统和沟通系统正常运转的工作纪律,通过明确沟通的方式、方法和内容,来确保组织内部的协同作战。

  “及时报告”规定,四种情况需要及时报告。

  1.及时回报

  不论是上级交办还是同级协办甚至是答应下级要办,答应时相关各方就形成了一个约定,过程中如果出现任何与最初约定不同的变化,都要第一时间回报给相关各方,让信息形成一个回路,让相关各方了解最新状况,以便各自做出反应确保各自目标的达成不受影响。

  及时回报的对象是你的“承诺对象”,可能是你的上级,也可能是你的平级或你的下级。

  财务上大家都知道一个重要的原则是“一支笔”,不能一个人审批支出另一个人审批报销,这会因为信息的不对称导致决策错误。信息的传递也一样,一定要形成“回路”,如果改主意了必须第一时间让相关方知道。

  很多人工作中还有一个坏毛病:接到指令不是立刻去想办法达成指令,而是第一反应是质疑上级指令的正确性、合理性以及可执行性,并且经常擅自做主按照自己认为正确的指令去执行,“及时回报”的纪律就是为了避免这种状况的发生。

  2.及时汇报

  发现新情况,准备新动作,要第一时间汇报给上级。

  及时汇报的对象是你的上级,目的是让上级对你的一切尽在掌握中。

  及时汇报的意义在于:

  首先,及时汇报可以及时校对航线,让我们永远保持在正确的航线上。

  几年前,我带公司中层干部去敦煌戈壁做过一次四天的徒步,在茫茫戈壁中徒步,没有任何标志物,完全要靠 GPS 导航,所以对于每个徒步的人来说,最重要的就是保持在正确的航线上。而如何能够保持在正确的航线上呢?就是每走一小段就要检查一下GPS的路线,是否在正确的路线上。一旦路线错误,走得越快越远,死得越惨。我们其中就有一个体力非常好的人,非常自信,没有及时检查 GPS,结果一下子多走出去五公里,从第一变成了最后。

  其次,及时汇报,有助于让上级对你的工作心中有数。

  人都喜欢掌握自己的命运,没有任何人会喜欢总是给自己制造意外的下属。

  不让上级意外的核心是站在上级的角度思考问题,上级关心的问题不要等着上级来问,要主动汇报,日常沟通中要有意识地让上级知道你正在做什么,慢慢让上级了解你的思路,对于未来很可能出现的状况要尽早给上级打预防针尽早做铺垫,永远不要让上级措手不及。

  最后,及时汇报,可以最大限度获得上级的指点和资源。

  如果上级发现你偏差了,及时的指点立刻可以让你回到正确的路线上来;如果上级发现你遇到困难,就会帮助你解决,很多时候你一筹莫展的困难对上级而言可能只是举手之劳而已。

  及时汇报,是要给上级以提前量,让上级在需要出手干预时有腾挪时间。

  3.及时通报

  自己看到的、遇到的或者正在做的,重要的、可能对自己上下游左右游产生影响的情况,要及时通报给相关各方。

  及时通报的对象是你的上下游、左右游合作伙伴,以及同事,目的是让对方对这些情况尽早知晓,以便他们更好地与你协同。

  战斗中,部队发现敌情,在及时汇报给上级时也会主动通报给友军,是一个道理。

  公司是一个集体,所有的经营都是集体协同的结果,信息的通畅是大家能够配合顺畅的基础,及时通报则是信息通畅的基础。

  4.及时求援

  发现自己可能完不成任务时,要第一时间求援。

  求援的对象首先是同事,其次是上级,最终是上上级。

  很多人不喜欢求援,这是错误的。求援不丢人,任务失败才丢人。

  同事是做什么的?同事是与你协同共同完成任务的,是你遇到困难时求助的天然对象。上级是做什么的?上级就三个用途, 第一是帮你把握方向,第二是做你的后援,第三是帮你协调你协调不了的事情。如果你不求援,相当于让同事和上级失去作用。

  军队作战,发现敌军强大自己可能应付不来会做什么?第一马上隐蔽,保护好自己;第二就是向上级报告敌情并请求增援。军队因为随时处于生死存亡的关头,所以处理任何问题的方法都是最简单有效的,值得我们借鉴。

  最后,不论是回报、汇报、通报,一定要讲究方式。从工具角度看,邮件、微信等,按照重要和紧急程度区分。重要且紧急的事,电话;重要不紧急的事,面谈。从内容角度看,倒叙方式汇报,先说结果,再说核心论据,如果你讲了两分钟还没有讲到结论,就是失败的报告,不可能达成报告效果。

个人简介
1991年毕业于北京大学经济管理系;1991年—1998年任北京四达集团副总裁、北京四达广告公司总经理、中国福利集团总公司副总裁等;1998年—2000年,任北京恒基伟业常务副总裁、深圳恒基伟业信息技术有限公司总经理等。2003年起任…
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