宏景e-HR系统助力 日照港打造企业信息化“和谐号“

日照港集团有限公司（以下简称”日照港”）是我国重点发展的沿海主要港口，“一带一路”重要枢纽，新亚欧大陆桥东方桥头堡。1982年开工建设，1986年投产运营。2003年5月成立日照港集团，现有各类子、分公司49家，固定员工9000余人，总资产超过550亿元，2016年吞吐量超过3.5亿吨，其中铁矿石进口量和木片、大豆等货种吞吐量居沿海港口首位。

日照港现有石臼、岚山两大港区，58个生产性泊位，年通过能力超过3亿吨。业务涵盖港口业务、物流服务、建筑制造、金融商贸等领域，日照港发展目标是建设国际一流大港强港，打造诚信港口、智慧港口、高效港口、绿色港口。

为实现上述目标，2016年，日照港对内实施了结构调整、创新驱动、转型升级等一系列重大变革举措，对外与政府、科研院校、行业领先企业开展了“产、学、严”深度合作，在巩固大宗干散货运输优势基础上，按照“箱、油、商、工、金”协同发展要求，推进港口转型升级、创新发展。

日照港的结构调整、创新驱动、转型升级等企业战略的实施和落地，给企业人力资源管理带来了巨大的挑战。为了配合集团战略的实施和落地，人力资源部陆续实施了组织能力建设、机构、薪酬等一系列改革方案，使集团的人力资源管理制度逐步完善、管理逐步细化，组织机构也日益精简。

日照港采用的是集中管控模式，对各二级单位的管理较为深入。无论是在规划和实施人力资源改革方案过程中，还是后续的管理、操作和运营都给人力资源管理部门带来了较大的压力和挑战，人力资源管理人员急需从繁琐的行政事务性工作中解脱出来，提高工作质量和效率，将更多的时间和精力用于人力资源管理体系、方案和制度的设计、推进与实施当中，以及集团各子、分公司人力资源运营管理和服务水平的提升等方面，更好地履行改革职责。因此，集团决定通过提升人力资源信息化的手段和工具来解决人力资源管理中所面临的困境和难题。经过几个月的辛勤努力和1年多的运行实践，我们认为通过提升人力资源信息化的方式，不仅大大提升了人力资源部门的工作效率，改善了员工的体验，改进了人力资源数据的质量，而且在企业战略转型的实施和落地过程中，提供了有效的保障。

具体归纳起来，我们的人力资源信息化建设经验主要包含下列几方面。

1．自研系统迈向标准化商品系统，实现“量、质、效”齐飞

企业人力资源的信息化管理工具一般来讲可分为基于Excel的手工劳动、企业自己研发的人力资源管理系统和商品化系统三类。基于Excel的人力资源信息化管理对于稍有规模的企业来讲，其弱点非常明显，在此不再赘叙。

目前还有不少的企业采用自己研发的人力资源管理系统，相对于商品化的系统而言，企业自己研发的人力资源管理系统可以更好地聚焦于本企业的特点，较好地实现本企业的个性化需求。而且相对说来，自研系统比较轻量，实施和使用都较为简便。但是由于企业的规模、人力、物力、知识和经验的限制，自研系统往往缺乏全面的、长远的考虑，商品化程度低，其模块和功能通常是根据开发时的需要进行开发，一旦企业人力资源管理的体系、需求有所变化，自研系统就需要重新投入人力和物力进行研发，不仅周期长，而且系统的稳定性也难以得到保证，自研系统的弊病就凸显出来。我们日照港集团先后投入了大量的人力和物力,自主研发过3个版本的人力资源管理系统，但使用效果并不理想，投入使用的功能仅限于管理员工档案信息，对于大部分核心业务尤其是工资、保险、年金的核算统计和历史业务数据的管理，仍旧依靠Excel表格人工操作。

痛定思痛，我们认为企业人力资源信息化管理要想实现质的飞跃，要想有前瞻性和可扩展性，要想达到长治久安，就必须摒弃以往采用自研系统的想法。商品化的人力资源管理系统由资深的人力资源领域专家和信息化专家共同设计，积累了各种管理模式下的最佳实践经验，支持多种人力资源管理理念和工具，并经过非常多企业的使用与锤炼，以及百万级人员长期使用的打磨，无论是系统的前瞻性、可扩展性、工具的丰富性，还是使用的稳定性、灵活性都是自研系统所难以企及的。特别是目前正处于变革大潮中的企业，人力资源管理体系的变化和革新会频繁发生，只有采用商品化的系统才是人力资源信息化行之有效、长治久安的方法。为此，我们决定采用商品化的人力资源管理系统作为我们变革的工具和载体。经过与多家人力系统厂家进行深入的沟通交流，并对他们的产品功能进行了细致的分析比较及客户使用反馈的汇总分析，最终决定选择宏景软件。该公司的产品功能比较全面，系统灵活性高，特别是对国企人力资源管理的深刻见解与实施经验，更加符合集团现阶段人力资源管理转型升级的需要。

双方经过约4个月的需求分析与功能搭建，共实施了组织机构、员工管理、党团管理、招聘管理、人事异动、合同管理、薪资管理、保险管理、培训管理、报表管理等13个功能模块，各类业务审批流程30余个，各类统计报表200余张，帆软报表20余张；实现了集团范围内9000余人基础信息、人事调动、工资保险核算等业务的全部线上管理。通过1年多的运行实践，证明我们当初的决策是正确的。自从应用宏景系统后，我们的人力资源信息化管理实现了“量、质、效”齐飞的效果。无论是人力资源管理信息项的数量、数据的质量和工作的效率都有了大幅度的提升，达成了日照港集团人力资源信息化建设目标。

2．宏景系统助力主数据平台，实现企业信息化的“和谐号”

日照港目前也有很多的IT应用系统，如协同办公系统、财务系统、物资系统、生产管理系统、企业聊天工具OCS等业务系统和辅助系统。往往不同的系统可能会有不同的用户名与口令、不同的编码规则、不同的设置、不同的口径、不同的分类，这样不仅用户使用不方便，体验效果不好，也会造成各个核心系统和业务系统出来的报告与数据不一致。如何能保证各个IT系统之间的数据一致性，实现企业数据的融会贯通，是很多企业头疼的一个难题。我们通过五个层次来解决企业信息化的“和谐号”问题。

MD5认证的单点登录：成功将人力资源管理业务整合到了日照港协同办公系统中，做到了通过门户实现不同业务间的协同。集成后用户信息管理变得更加高效，用户只需注册一次帐号便随处可用，人力资源系统不需要再单独存放密码信息，业务人员也无需再为人力资源系统单独修改、记忆密码，可以直接通过单点登录帐号登录系统或者通过登录协同办公系统的方式访问人力资源系统办理人事业务、查看员工信息。

数据共享平台：日照港集团信息化 的“和谐号”主要是通过建立一个主数据共享平台来实现的，组织机构、岗位以及人员信息通过主数据共享平台统一管理维护，确保了组织机构与其他业务系统的一致性，避免了人力资源系统在向其他业务系统输出人力资源基础信息时，因组织机构不同而产生不必要的困扰。人力资源信息系统在实现了与主数据平台的对接后，机构编码规则可以根据不同系统的特点，不要求统一设计。当其他系统需要人力资源系统的某些机构时，我们就在主数据平台的组织机构节点信息界面上，勾选需要推送的系统名称，将机构信息直接推送到目标系统中，既不需要重复录入机构，也不需要考虑机构的层级关系，维护十分便捷。

人力资源管理系统在企业信息主数据平台中扮演了非常重要的角色，是企业信息主数据平台的重要组成部分，通过人力资源系统和企业信息主数据平台的对接，不仅大大减少了在不同系统中进行重复输入带来的劳动量，减少了输入错误，更有效保证了组织、职位、人员信息的一致性。

建立报表平台，实现跨系统的报表集成：报表是企业掌握运营状态的重要工具，报表提供基于数据的统计分析和明细，是辅助企业管理层做出科学决策的有效手段。目前困扰很多企业的是众多IT系统各自为政，报表和数据都是基于各自系统生成，缺乏数据的关联性。日照港人力资源系统通过集成报表平台，实现了跨系统、跨数据库、跨平台的整合，为集团决策者提供了整合各企业系统数据、且更加智能和全面的统计分析数据。

人力财务专用接口：人力资源系统和财务系统之间的数据对接，由于薪资相关数据的关联性，按照集团业务、财务双向管控的战略部署要求，人力资源系统与财务系统通过三个方面进行了深度融合：

1.员工信息的共享：定时将员工的基本信息推送到财务系统，保证了财务系统中员工信息的准确性。

2.工资变动信息的共享：人力系统的组织机构与财务系统的法人单位不同，无法建立一一对应，系统采用在员工工资信息变动时，同步更新其所在法人单位的方式，建立起员工与法人单位的对应关系，并将对应关系推送至财务系统，保证了财务系统中员工数据的准确性。

3.工资数据的共享：人力资源系统中包含了月度工资、季（月）度考核绩效、全年考核绩效、菜篮子4种类型的工资发放模式，涉及40余张账套，系统将这些账套的工资数据按照上述4种工资发放模式进行组合，分别将每个员工当月的月度工资、保险、年金及福利组合成一条数据，再以月度工资的发放模式按照与财务系统约定好的工资推送机制定时推送工资数据，当月的季（月）度考核绩效、全年考核绩效、菜篮子则直接按照推送机制定时推送，从而实现工资数据推送和被退回后的数据重传。

待办集成： OA办公系统、阳光微讯是日照港日常办公、员工沟通交流的主要系统。在以人力资源系统为依托实现了员工调动、工资变动、保险变动以及年金变动线上审批的基础上，将待办任务实时推送到OA办公系统等软件，使得员工以更多的渠道掌握需要处理的待办信息，从而使流程的执行效率显著提高。

在集团管理部门发起待办任务后，各单位业务人员会在OA办公系统和阳光微讯中接收到即时消息提醒，通过消息提醒中提供的链接可以直接打开待办审批单处理待办任务，不需要再反复登录人力资源系统查看是否有未处理的待办任务。

3．通过一站式系统，实现人力资源的全方位管理

通过整合优化员工信息子集和指标体系，建立了一套标准统一、结构规范、整合共享的人力资源信息服务平台，实现了对员工入、转、调、离等业务的流程化管理和不同业务间数据的联动及自动更新，实现了对人力资源数据的动态、集中管理以及人力资源信息及时准确的统计分析与管理控制。

如在新进人员与集团签订合同后，集团人力部门首先会将基本信息、劳动合同等关键信息录入人力系统，待其确定调往单位后便会以调动通知的方式，通知二级单位接收调入人员，同时第一时间通知薪资、保险管理人员核定系数，以确保工资准时发放。员工见习期满后系统则会以预警提示的方式，提醒业务人员为员工办理企业年金业务。

截至目前，集团9000余名员工信息已基本完善，员工基本信息多达上百项，处理了各类人事异动、工资保险、年金变动等7500多人次，每月系统会定时根据员工的劳动合同签订和资格聘任等情况，自动计算出见习期满人员、合同期满人员、离职人员、特殊称号到期人员，并在首页上给出准确的预警提示。

4．以业务为导向，打造薪酬管理大平台

薪酬管理作为人力资源管理的重点工作，是业务处理中工作量最大的业务模块，涉及薪资、保险、年金、福利四块业务。薪酬业务对数据准确性、时效性有很高的要求，如果核算错误或发放延迟，将会对人力资源部造成很大的负面影响。在系统启用后取代了原有的手工填写报送报表的传统方式，实现了薪资、保险、年金变动的线上审批、核算、发放、统计与归档，填补了信息化薪酬管理的空白，使业务人员快速、准确、便捷地完成业务处理，真正体验到信息化系统带来的方便。

系统应用前，人力部门需每月先向各单位下发纸质人员调动通知单和工资变动通知单，各单位再根据变动情况确定其薪资基数，并在Excel表格中核算，最后将电子表格提报给财务部门发放工资，业务处理周期漫长、繁琐且容易出错。自系统上线以来，经长时间的反复磨合，薪酬保险管理业务运行逐渐顺畅。员工人事异动流程审批一完成，薪资管理人员便可在流程表单中获取人员变动名单和原始工资数据，在流程审批完成后，系统会自动更新或添加相应的工资数据，解决了以往依据纸质表单审批所带来的诸如跨部门、人员间数据传递与更新不及时、不准确的问题，实现了数据变动可回溯和有据可查。

宏景人力资源管理系统的上线运行，第一次实现了集团范围内人事异动、薪资、保险、培训等核心业务的全面线上管理，促成了公积金、福利等业务由财务向人力的转移，使得人力资源管理体系更加完善、业务管理流程更加顺畅，系统灵活的功能配置和报表设计功能为各二级单位个性化需求的满足提供了有利保障，也为集团业务财务系统融合、数据共享的战略方针提供了有利支持，有效保障了日照港集团战略转型的实施和落地。

同时宏景人力资源管理系统作为企业日常运营过程中最重要的数据源之一，在日照港集团信息化的“和谐号”建设过程中，扮演了重要的角色，为日照港集团跨系统、跨平台信息的整合、共享、分析提供了有效保障。